新形式下如何加强企业档案管理信息化的探讨

张蓉霞

摘 要：随着企业计算机运用、办公自动化的日益普及和电子文件的大量涌现，档案管理信息化已经成为很多企业档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上整个企业管理信息化的步伐，使之真正成为企业信息化不可分割的一部分，已经成为衡量企业档案工作成败与否的重要标志。本文通过阐述企业档案管理信息化的必然性，针对档案管理信息化建设中的问题，提出企业该如何进行管理信息化建设的建议。

关键词：新形式 企业档案管理 信息化

随着计算机技术的的飞速发展以及办公自动化进一步扩展和深化，信息化已渗透到了日常上作的许多领域，档案管理工作也迎来了极好的发展机遇。经济全球化的趋势已成为一种潮流不可阻挡，全面提高核心竞争力已是企业管理的当务之急。企业是经济运行的主体，为了适应社会发展的需要，应对新形势下档案管理工作中出现的新情况、新问题，企业必须加快实施档案管理信息化建设，促进档案信息的共享与利用，提高企业运作效率，向技术进步、管理科学的现代企业管理模式方向转变。

1.企业档案管理信息化的必然性

企业信息化是现代企业生存和发展的必由之路。在信息时代，企业要生存和发展非搞信息化不可。从企业外部看，经济全球化与信息化呈加速趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈，这对企业形成了强大的压力。从企业内部看，为适应外部竞争环境，内部结构、业务流程、管理方式都需不断调整、改革，以提高企业的应变能力、创新能力和竞争能力。我国企业要适应从粗放型管理向集约型管理转变的需要，必然要求企业重视和加强信息资源的开发和管理，在业务活动和各管理环节广泛应用信

息技术，规范企业内外联系中的信息流程和更充分发挥信息技术及其网络的作用。

2.企业档案管理信息化的内容形式

档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息的主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设主要体现在四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。

今后的档案，基本是在数字化、网络化条件下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化。今后，档案依然有数据型、信息型、知识型等不同类型。据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面最广，将关键准确的数据及时传输给相应的决策人手中，为企业的运作决策提供数据。企业档案管理信息化建设的关键点在于信息的集成和共享，是一个人机合一的有层次的系统工程，包括企业领导和员工理念的信息化；企业决策、组织管理信息化；企业经营手段信息化；设计、加工应用信息化。

3.信息化管理对企业档案工作的意义

3.1 有利于企业提高效率，降低管理成本

信息化企业成本的下降，其实质是通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使企业能以低信息成本实现共享管理成本，充分利用成员企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，节约产品开发费用，降低生产成本，促进企业快速发展。

3.2 促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力

企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了各个部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发与制造的产品推向市场。不同企业之间通过公共档案信息共享改变了过去的输赢竞争关系，代之以竞争合作式的双赢关系，拓展了企业资源优化配置的范围，降低了风险，极大地提高了企业竞争力。

3.3 促进组织结构优化，业务流程更加先进

档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，削减了机构规模。通过水平、对等的信息传递来协调企业内各部门、各小组之间的活动，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，降低监督协凋成本，使市场和周围的信息同决策中心间的反馈更加迅速，极大地调动了组织成员的潜能和积极性，促进了相互间知识和经验的交流，发挥出了流程化管理的最佳效率。

4.企业档案管理信息化存在的问题

4.1 对档案管理信息化思想认识上相对匮乏

当提到档案管理时，不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了，所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。而信息化的结果是使企业管理环节更透明，将为企业打造一个全新的管理体制，重建企业生产系统和组织结构。出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。

4.2 缺乏档案管理信息化建设长远规划，理论实践结合不够

由于我国多数企业正处在工业化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，企业对自身的发展战略缺乏考虑，因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设的成功实施。

4.3 档案管理信息化建设不能与企业基础信息资源建设同步进行

在推进档案管理信息化建设过程中，很重要的是有效整合和充分利用企业各种信息资源为经营管理服务。一些企业档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成有些企业在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。

4.4 部分企业档案信息化建设存在盲目性

由于部分企业缺乏专业的研究信息化技术、流程建设队伍，尤其在中小企业中问题更加突出。在推进企业信息化建设进程中，软件公司对企业特点、业务流程、管理特色、个性化需求缺少专业的了解，有些企业采用拿来主义，照搬套用，方案论证过程中缺乏系统的需求分析，实施过程中又缺乏量身定制的二次开发能力，使得所建的信息化系统没有因企业的个性而异，缺乏针对性和实用性，实施后效果不理想。

5.企业档案管理信息化发展的方向

5.1 把握我国经济发展转型特征，做好信息化建设基础工作

企业领导决策层必须首先实现观念的转变，充分认识档案管理信息化建设的作用，明确档案管理信息化建设的目标，认真抓好企业管理信息化建设。作为一种实现管理决策科学化的有效手段，企业最高决策者亲自领导，从全局上权衡、协调、审定、决策及组织实施。将档案管理信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，档案管理信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学、适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。

5.2 着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程

企业必须站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制定信息化建设的总体规划，规划应远近结合。在企业管理信息化建设过程中，因为企业的发展和企业管理的进步，会使需求不断发生变化，所以分阶段地逐步推进管理信息化，可以减少投资风险，提高成功率，从而使得管理信息化建设和企业的发展相辅相成，相互促进。企业生产系统的信息化、管理决策的信息化、办公自动化等信息系统与数字化档案管理系统充分衔接，实现信息资源共享，最大限度地支持企业的经营发展。

5.3 档案管理信息化建设应根据不同企业的实际情况，循序渐进地进行

每个企业都应根据自身特点，科学、合理地进行档案管理信息化建设决策，安排工作进程。企业建立起信息化的管理系统要符合自己的日常业务需要，对其他企业已有的系统不能原封不动拿来套用，对档案管理信息化要进行深入的可行性研究。将有限的资金合理应用，挑选符合企业所处行业中经验比较丰富的软件公司协助开发档案信息管理系统，尽量不走弯路。企业档案管理信息化应当是一个渐进的增效过程，企业不应只想一步到位，结合企业经营短、中、长期战略目标，实施相应的档案管理信息化分步走策略，在系统开发资金方面滚动式投入，逐步积累逐步提升应用水平。档案管理信息化本着为企业发展服务的原则，充分发挥档案部门的管理和技术优势，为企业发展提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

5.4 加强各项管理规章制度建设，提高档案信息管理工作质量

企业在档案管理信息化建设过程中，必须制定特定、完善、符合实际需要的管理规章制度，从而有效保障数字化档案建设安全有序地开展。档案管理的相关部门应制定出操作性强的档案信息资源管理的原则和具体要求，应当设立专业人员负责管理。针对电子档案存在不安全、易修改等特性，可采取以电子介质归档为主，纸质归档为辅的做法，将电子档案和纸质档案共同存储，在保存时效上予以分别规定，将二者有机结合，实现档案信息管理工作的高质量。同时，要加强档案信息的安全管理工作，不给蓄意窃密者有机可乘，这就要求档案工作者时刻提高警惕，对企业运行的各项信息系统设定防护措施和应急方案。

6.结束语

企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。企业应将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案中，企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序地发展。◆

参考文献：

[1]张曙光主编 《市场化与宏观稳定》．社会科学文献出版社．2002年。

[2](美)罗沙贝丝．莫斯．坎特．走在企业管理前沿[M]．黄宜思，欧小琪译．海南：海南出版社，三环出版社，2007．

作者单位：湖南省建筑工程集团总公司