试论电子数据交换技术在连锁零售业中的应用

李洪涛

【摘 要】连锁零售业领域正面临激烈的竞争，连锁零售企业迫切需要通过缩短库存周转时间、降低库存成本、优化供应链管理来增强竞争力，而传统订货模式存在很大的弊端。文章从电子数据交换是连锁业发展的必然和应用电子数据交换的效应两个方面展开论述。

【关键词】连锁零售业 电子数据交换 通讯网络

在传统商业业务方法中，致命的弱点就是信息反馈不及时，管理者在进行经营决策时，往往不能及时得到经营状况的信息，决策很大程度上依赖主观经验。为得到某些信息，不得不停业盘点，既造成人力、物力的浪费，又影响了正常的商业经营活动，给商业企业造成重大的损失，从传统的商业转变为当今商业发展是必然的。电子数据交换（Electronic Data Interchange，EDI）作为现代计算机技术和远程通信技术为一体的高科技产物，已经成为经济交往中必不可少的手段与工具，被应用到经济的各个领域，为竞争经济领域的主动权，企业界和商业界人士都积极采用EDI来改善生产和流通领域的环境，以获得最佳的经济效益。

电子数据交换（EDI）技术自问世以来，因技术先进，可以大大减少文件数量及文件处理成本，因而受到企业界和商业界的普遍重视，特别是在商业界发展极其迅速，电子数据交换（EDI）的推广应用工作在商业领域范围内掀起了一场新的商业革命。EDI是参加商业运作的双方或多方按照协议，对具有一定结构的标准商业信息，通过数据通信网络，在参与方计算机之间进行传输和自动处理。

一、应用电子数据交换（EDI）是连锁零售业发展的必然

从国外EDI的产生及发展来看，连锁零售企业对电子数据交换（EDI）的需求是促使电子数据交换（EDI）产生和迅速发展的一个主要推动力。目前，EDI在国外连锁零售业得到了广泛应用，美国的凯马特、全美零售业联盟（NRF）、澳大利亚的ColesMyer和英国的Tesco，主要应用电子数据交换（EDI）与其供货商传送商业文件，如订单和发票。国外著名的零售企业供货商如美国P＆G、意大利全球服装公司Benet-ton，美国照像机和胶卷生产商Polaroid等均采用了电子数据交换（EDI）技术，实现与其合作伙伴如销售商、代理商的管理。以澳大利亚最大的零售商、年销售额搭到190亿澳元的ColesMyer为例，在应用电子数据交换（EDI）之前面临的主要问题是库房紧张，库房的库存过多；货物从供应商处运到商场所需时间太长；销售点系统或前台系统（POS）打印发票的时间太长。通过应用电子数据交换（EDI），ColesMyer获得如下利益：物流周期减少了85%；运费减少48%；人员减少50名；库存降低67%；减少数以千计的POS机，节省500万美元。在美国，20世纪80年代初，美国最大的零售企业沃尔玛(WALMART，当时有上千家门店，年零售额过百亿)开始对其数目众多的供应商提出实施电子数据交换（EDI）的要求，并在规定的限期内实施EDI报文收发。若供应商无法达到要求，沃尔玛将不与他们做生意。因沃尔玛有着强大的购买力，并控制着零售市场的半壁江山，95%以上的供应商均积极配合实施电子数据交换（EDI）工程的应用。

连锁零售业领域正面临激烈的竞争，连锁零售企业迫切需要通过缩短库存周转时间、降低库存成本、优化供应链管理来增强竞争力，而传统订货模式主要存在以下几方面的问题：每天大约产生大量订单；需要公司许多名采购员处理与供应商之间的信息交流；供应商对订单的反应速度需要一至两天（从收到订单交货开始）；由于信息失误，供应商对订单产生误解，并增加采购成本；造成商品脱销、库存增加。而连锁零售业采用电子数据交换（EDI）后商场与供应商之间可以通过电子数据交换（EDI）来进行订单、发票等商业单据的交换，至少可以在以下几个方面给商场带来收益：所有订单自动发给供货商，不需人为干预；订单不需要再输出为纸面格式；错误率几乎为零；供货商可以及时了解订单的执行情况、产品的销售和库存情况，增强商场竞争力。

二、电子数据交换 （EDI）的效应

在连锁零售业领域引入电子数据交换 （EDI）来改善作业流程，必须有相关业务主管的积极参与，才可能获得成功。例如：使用电子数据交换 （EDI）的订购报文前，零售商可能是以传真方式向供应商订购，验收部门在进货验收时，需要供应商出示订单作为验货凭据；

使用EDI订购报文后，供应商就没有定购单了，验收部门应如何验收？如果零售商与供应商都引入电子数据交换 （EDI）的出货报文，供应商可在出货前先通知出货商品及数量，零售商应利用预先得知的出货数据，事先通知验收部门来加快验收速度。总之，必须要有相关业务部门的人员参与，协同信息人员共同制定新的作业流程，并有信息人员修改信息系统，才能使电子数据交换 （EDI） 发挥最大效果，达到改善作业流程的目的。由于需要整合不同部门的作业，因此，参与的业务主管层次越高，应用的层面就越广。

上海联华超市集团成立于1992年，目前其门店数量已发展到250余家。随着经营规模的越来越大，管理工作越来越复杂。公司领导意识到必须搞好计算机网络应用。从1997年开始，成立了总部计算机中心，完成经营信息的汇总、处理。配送中心也完全实现了订货、配送、发货的计算机管理，各部门的计算机应用由总部统一配置、统一开发、统一管理。配送中心与部门之间的货源信息传递通过上海商业高新技术公司的商业增值网以文件方式完成。

采用电子数据交换 （EDI）之后，配送中心直接根据各门店的销售情况和要货情况产生信息发送给供货厂家。供货厂家供货后，配送中心根据供货厂家的发货通知单直接去维护库存向门店发布存货信息。如图所示。

通过上图所示可以看到，采用电子数据交换（EDI）技术进行订单的处理，实现了订单数据的标准化，消除了纸面作业和重复劳动，提高了文件处理的效率，同时也加快商品的周转。

参考文献：

[1]杨谊青.连锁经营原理与管理技术.高等教育出版社，2001，8.

[2]谢福星.连锁经营原理与实务.化学工业出版社，2008，8.

(作者单位：漯河职业技术学院）