中铁十一局 一笔不漏 抵消内部交易

一年产生的40多万个会计凭证中,3万多个是内部交易的凭证。中铁十一局的集团财务集中核算项目通过系统在内部交易发生时,自动核对确认,生成抵消分录,在期末完成所有内部交易账户的抵消,一笔不漏。 ■ 本报记者 霍娜中铁十一局一笔不漏 抵消内部交易 38 责编:霍娜 E-mail:ciw_huona@ccidmedia.com 2009年6月15日 第22期他山之石 Case Study

曾福星很幸运。2004年,作为一个会计专业本科生,刚刚毕业到中国铁建十一局集团有限公司(简称中铁十一局)工作的他就正好赶上了集团开始做财务集中的工作,并作为集团引入的新生力量参与了项目从始至终的整个过程。

曾福星也很争气。会计专业毕业的他,不仅在项目中实践应用了会计财务知识,还凭着自己对计算机的兴趣和悟性,自学了软件编程等相关知识,并在项目过程中自主研发了财务集中核算优化系统,获了国家版权局认证的版权。

如今,他是中铁十一局财务系统管理员,但他仍然习惯别人叫他曾会计。

集团一级的统一

曾福星所在的中铁十一局是中国铁建股份有限公司旗下的集施工、设计、科研于一体的特大型施工企业。其前身是中国人民解放军铁道兵第一师,创建于1948年,1984年改编为铁道部第十一工程局,1999年更名为中铁第十一工程局,2001年改制为中铁十一局集团有限公司,2008年3月10日随中国铁建股份有限公司整体上市。中铁十一局作为集团公司,下辖第一、二、三、四、五、六、电务、建安、桥梁、城市轨道交通工程有限公司等10个子公司,年施工能力达120亿元以上。集团设立15个职能管理部门,下设区域经营部等机构,目前会计核算单位424个,施工队伍分布在全国近30个省、市、自治区及利比亚等海外地区。

中铁十一局集团的财务管理工作伴随着计算机技术和会计软件水平的发展不断提高。其财务信息化大致经历了三个阶段:第一阶段是自1987年开始启用和推广DOS版的财务记账软件和会计报表软件;第二阶段是自1999年开始使用了Windows版本的用友U8系列财务软件和久其预决算报表软件,推广使用微软的Excel等办公软件进行辅助账务处理,通过远程传输实施财务数据汇总;第三阶段是自2004年开始,在部分子公司使用国内某知名ERP软件和网上银行系统实施财务集中管理等。

曾福星就是在第三个阶段开始加入中铁十一局的财务集中管理项目的。在曾福星看来,像中铁十一局这样的施工企业实施集团财务集中的难点有两个:一是集团下属子公司数量多,内部关联交易频繁复杂,会计核算、财务管理方法和标准差异较大;二是集团业务分布地域很广,偏远地区的网络条件不是很好,要用IT手段实现整个集团财务集中齐步走,困难重重。

中铁十一局在使用国内某ERP软件后,虽然不再需要各子公司在录入凭证、记账、汇总报表后传输上报财务报表,一定程度上实现了账务处理的自动化,但曾福星说,对于像中铁十一局这样地域分布广、部分地方上网条件差的建筑施工集团来说,软件运行速度慢以及内部交易模块应用的不成熟都让人觉得这套软件并不能满足中铁十一局的个性化需求。

2008年,中铁十一局随中国铁建股份有限公司整体上市后,为满足上市后要求的准确、快捷的会计信息要求以及提高企业整体经济效益的需求,在中国铁建股份有限公司的统一要求和规划下,以局级为统一单位,选择浪潮ERP-GS管理软件V3.5进行了中铁十一局集团财务集中核算项目的建设,包含总账、与总账同步、报表、工资、固定资产、内部交易等模块。

梳理会计科目 统一单位编码

中铁十一局财务集中核算项目浪潮软件方负责人孔祥振向记者介绍说,2008年年初,他们就进驻中铁十一局,与中铁十一局集团财务部王道平副部长具体负责的项目组一起,做了初期项目调研,完成了基础资料的梳理和准备。其中很重要的一项工作就是做了全集团会计科目体系的规范统一,统一单位编码。

没有统一的单位编码,没有统一的会计科目体系,要做到财务核算集中恐怕是天方夜谭。王道平介绍,在没有统一会计科目体系之前,有些会计科目在集团与各子公司之间的账务记录和处理是不一样的,以多收到的应收账款为例,有的子公司就记为贷方应收账款,有的子公司则记为借方预收账款。还有在管理费用科目下,有的子公司的编码是01办公费,02差旅费;而有的子公司则相反,01是差旅费,02是办公费。这些会计科目设置和编码的差异,给整个集团的财务集中核算带来了严重的阻碍。

为了做好集团的财务集中核算,王道平介绍说,项目组联合十一局集团和各子公司的会计、财务人员用了整整两个月的时间,重新规范了整个集团的会计科目体系,形成了从一级到三级会计科目全集团都统一的效果。比如,以银行存款一级科目来说,是在全局范围内实现统一编码:0100建行总行,0101建行某分行,0200工行,0201工行某分行,这样一级级演化下去。

这样的统一,可以让集团随时可以查看在某一银行的账务汇总情况。王道平说,没有做统一之前,集团可能连在银行有总共多少个账户都不知道。这曾经给集团的财务管理带来很大的麻烦,有一次他们为一个项目去某银行开户,结果银行告诉他们中铁十一局有因为工程完工等原因造成的休眠账户没有注销,不能开户。当中国人民银行总行清理休眠账户,要求集团注销休眠账户时,集团只有下发Excel表格,让大家各自统计在该银行的所有账户及账户活跃情况,来查找休眠的到底是哪个账户。这样做,一方面手工填报的数据的准确性不能保证,另一方面这种来回下传上报过程也使数据的及时性得不到保证。而现在,统一了会计科目和编码之后,在系统里面,集团可以很方便地查看在银行有多少账户、每个账户的活跃状态等。

另外,作用比较显著的就是单位编码,即在全集团范围内把各子公司、各单位的编码都统一起来,这样在整个系统内一个单位就用一个编码来表示。这样一方面可以方便集团以编码查询某子公司的所有账务,另外也能大大方便后面所要讲到的内部交易的抵消处理。

“抵消公司”的妙用

“中铁十一局财务集中核算项目的一个最大的突破点就是其内部关联交易的自动处理功能的效果非常显著。”孔祥振向记者介绍。

所谓集团内部关联交易,实际上就是指发生在集团内部的业务往来,比如在不同子公司之间的相关项目的材料调拨或者母公司给予子公司某人发一笔奖金都会形成子公司之间或者母公司与子公司之间一出一入的业务往来。

中铁十一局的内部交易非常多。据统计,2008年集团共产生会计凭证40多万个,其中3万多都是内部交易的凭证。也就是说全年业务中有将近10%是内部交易。而这些频繁复杂的内部交易如果不能清晰、及时地做账务和财务处理的话,就会导致数据失真,使收入和成本双向虚增。

曾福星介绍说,内部交易问题一直是中铁十一局财务无法回避的问题。原来集团的做法是在做合并报表之前进行内部交易的人工核对。但这种做法的效率和准确性都非常低下。实施财务信息化,如果不抵消内部交易,那么汇总后的数据就没有意义。

而浪潮ERP-GS管理软件中有内部交易模块。在浪潮和中铁十一局项目组的互相支持和配合下,这个软件的内部交易模块用得非常好。具体做法是,他们用一个虚拟的“抵消公司”作为抵消集团内部交易的传导载体。当内部交易发生的时候,系统就会自动进行核对确认,并且根据预设的交易模版自动生成抵消分录,在往来单位之间借助“抵消公司”账户进行抵消。到了期末,集团内部交易完全能对上,合并数据随时能出来,既准确又快捷,比较符合会计准则中的及时性原则。

一年有3万笔内部交易,如此大的数据量如果全部放在期末进行核对,工作量之大可想而知。曾福星说:“过去每次对账都要把会计人员集中起来核对好几天才能对完。这种做法耗时长不用说,准确性也无法完全保障。而使用内部交易模块后,我们已经不需要在做报表之前进行对账了,因为这时内部往来的账是完全核对一致的。”

当然,能收到如此效果,统一单位编码的功劳也是不可磨灭的。因为如果在系统中各单位的编码不是统一的,而是各有各的代号,那么可想而知,要想找出多个子公司之间的多笔内部交易是多么困难。

搞定3k/s的利比亚项目

“这个项目的第二大突破点就是解决有些偏远地区的IT条件不好、上网慢的问题。网速慢,严重影响了财务系统运转,影响了员工的工作效率。”孔祥振不无感慨地说。

曾福星给记者举了一个特别典型的例子。“我们曾经在利比亚有一个项目。但当时在利比亚的网络条件是,我们的工作人员只能通过手机无线上网,网速只有3k/s。在当地,工作人员要打开一个百度的首页就需要好长时间。”

系统运行速度慢是目前很多依赖网络的ERP系统共同面对的问题。信息化是和网络分不开的,各个分支机构的网络接入方式存在很大差异,导致连接服务器速度也差异很大。中铁十一局的分支机构遍布全国各地甚至海外,使用了电信网络、网通网络(目前并入联通)、铁通网络、无线网络,不少分支机构和总部之间的网络连接带宽都比较小。由于信息化的对象是业务系统,平时的工作都要在网上进行,刚上系统的时候有不少项目反应速度很慢,严重影响了工作效率。

为了解决这种问题,中铁十一局首先在硬件上,用光纤接入网络实现提速。但这种做法由于成本和空间限制,只能在一定范围内解决问题。而在系统实施的过程中,曾福星他们发现同样的网络,有的软件运行很慢,但另一些软件却运行很快;同一个软件的某些功能运行比较慢,但另一些功能却运行比较快。“为此,我们做了深入研究,发现其中的规律并拿出了解决方案。同样的网络条件下,传输速度和传输数据量成反比,这个道理是显而易见的。现在很多软件开发商比较青睐B/S模式和XML,但B/S也有它的弱点,就是每次进行交互时都要下载界面和数据。”曾福星饶有兴趣地向记者介绍说,“虽说现在有Ajax可以减少界面下载次数,但还是无法避免重复传递不变的界面。而财务信息系统需要非常频繁的交互,这就使网络传递了大量的无用数据。再比如XML作为数据传递方式,是很标准规范易懂的,但是冗余数据也很大。这就造成了目前许多信息系统运行速度缓慢。”

为此,曾福星在实施的过程中自主研发了优化系统,具体做法是采用WinForm智能客户端设计模式,所有的界面均在客户端本地,传递数据时不用传输界面,另外传输数据的格式用“~”“^”等分隔符代替XML,如此一来传输数据量大大降低。经对比研究,他们发现,用此方法实现同样的功能,网络数据量比B/S、XML减少了90%, 运行速度提高了10倍。中铁十一局按照此思路研发的优化系统,在传输带宽只有3k/s的利比亚等国外分支机构也可以做到正常查询财务数据。

“国内分支机构查询数据时跟本地查询一样快。”曾福星兴奋地向记者讲述,“或许有人会说WinForm是C/S模式,存在维护困难的问题,但为此我们做了自动升级模块,只需在服务器端更新升级包便可实现对客户端的升级维护,并无大碍。浪潮ERP-GS 5.0之后也逐渐采用了这种模式,性能比GS3.5有很大提升。”

另外,优化系统也可以提升大规模数据计算的速度。实施财务信息化,数据都集中到服务器上进行处理,大规模数据处理成为必然。中铁十一局424个核算单位一个年度有40多万张凭证、100万条以上的分录。普通的算法,需要计算5分钟以上才能出一个全部单位的汇总科目余额表,而且由于长时间占用服务器资源,容易导致死机和系统崩溃。但中铁十一局应用研发的优化系统,利用大型关系数据库实现高效语句查询,利用内存计算代替反复查询数据库,实现了大规模数据计算的速度的飞跃。“目前,我们生成一张实时的包含未记账凭证的424个核算单位的抵消后的合并科目余额表只需要3秒钟,数据准确,深受好评。”曾福星骄傲地说。

“过去每次对账都要把会计人员集中起来核对好几天才能对完。这种做法耗时长不用说,准确性也无法完全保障。而使用内部交易模块后,我们已经不需要在做报表之前进行对账了,因为这时内部往来的账是完全核对一致的。”