数字文件中心建设研究与实现

林　琳

[摘要]随着计算机网络技术的应用与推广，很多单位开始重视电子形式的文件收集管理工作。近年来，我国各级档案行政管理部门在电子文件管理工作方面取得了巨大的成就，电子文件管理已经越来越受到各级档案行政管理部门的重视，在介绍电子文件管理的基础上，提出电子文件资源共享利用的解决方案建设数字文件中心。

[关键词]电子文件 共享 资源整合 存储

中图分类号：TP3文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0310059－01

目前，各地档案部门都非常重视档案馆数字化、信息化工作，在档案数字化管理方面进行了大量工作，积累了成功的经验。但是，关于电子文件资源利用共享目前还停留在理论探索阶段，解决这一课题已经成为档案系统的迫切任务。为解决机关单位保存电子文件能有效为社会各界提供利用服务，我们提出建设数字文件中心，以数字文件中心为平台，实现各机关电子文件收集、管理、利用。

文件中心是介于机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。用于保存各机关形成的，尚未到进馆时间的档案。为了解决各政府机关保存的档案各单位之间查阅不方便及无法向社会提供服务的问题，文件中心建设引起了各地的普遍重视，甘肃省永靖县、北京市西城区、宣武区、深圳市先后建立了文件中心，集中保存各单位形成的各种门类、载体的档案，并向各机关提供文件利用服务。

数字文件中心是以计算机、网络等技术手段实现的“虚拟化”的文件中心。数字文件中心在对各机关电子文件收集、整理、归档情况进行检查指导和有效监督的基础上接收各机关形成的电子文件信息，经过分级审查、整理，在保证信息安全的前提下，向政务网用户及人民群众提供利用服务，最终建立涵盖全市、区二级机关形成的电子文件信息的服务平台。

建立数字文件中心可以对各机关进行“无纸化办公”形成的大量电子文件资源进行有机整合，将松散的“小而全”的机关电子文件管理模式迅速向具有集约化，社会化，规模化的管理模式转化，集中统一管理各机关形成的电子文件信息，建立机关电子文件信息高地，解决机关档案室保存的电子文件无法及时向社会提供利用的难题，大大提高对未进馆档案的优先利用，极大的配合了“服务性政府”、“阳光政府”的建设。建立数字文件中心将加强进馆档案的监控和移交，有效地保证对国家和社会具有保存价值档案的齐全完整。同时可以统一管理各机关形成的电子文件资源，保证各机关电子文件的安全保管和便捷使用。

一、电子文件的概念

电子文件（Electronic Records）是二十世纪中期以后伴随着计算机技术的广泛应用而出现的新事物、新名词。起先人们大多使用“机读文件”（Machine-readable records）来称呼它，现在多称其为电子文件。国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 188942002）将电子文件定义为：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。从上述定义中，我们可以看到电子文件的两个基本特点：（1）用计算机生成和读取；（2）用数字代码记录信息。

一份完整的电子文件由电子文件内容、背景信息（context）和元数据（metadata）三要素组成。背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、

字处理和图形工具软件、字符集等数据。

二、技术路线及实施方案

（一）设计路线

1．设计原则：（1）“联合原则”，即依托电子政务网络，充分利用各单位的“电子政务系统”，实现数字文件实时收集归档；（2）“整合原则，即将收集归档的数字文件进行鉴定整理后，与综合档案馆保存的数字文件进行资源整合，建立数字文件数据库；（3）“服务原则”，即在中心建立档案文件查阅服务平台，在政务网上为各级机关查阅文件提供服务，不仅能够查阅本单位的文件，而且能够查阅其他单位以及其他区市的文件。

2．设计框架：数字文件服务中心包括市、区市两级中心，中心之间通过电子政务网络互联互通。中心使用相同数据库和管理系统，按照统一模式收集数字文件，统一标准整理整合数字文件资源，统一网站提供数字文件查阅服务。

3．系统组成：（1）网络系统：利用电子政务网络系统，通过市委市政府计算机和各区市计算机中心，实现各级机关网络互通。（2）电子文件管理系统：开发数字文件管理系统，包括数字文件剥离、数字文件归档、数字文件移交、数据资源整合等功能，包括数字文件中央元数据提取和元数据库建立功能等。（3）数字文件查阅系统：开发数字文件联机检索引擎，数字文件查阅（Web）服务平台。

（二）实施方案

1．建立局域网、城域网、互联网三级数字化档案信息管理网络平台；

2．建设数字化档案信息管理系统、机关档案监督指导系统、数字文件查询利用系统；

3．建立安全有效的数字化档案信息存储机制。

通过数字文件中心项目建设，研究了电子文件资源共享利用的解决方案，探讨了建设数字文件中心网络环境、硬件环境，探讨了电子文件的整合和存储技术及应用，对数字文件中心系统进行了详细设计，为电子文件资源共享利用的实现提供了较大的帮助，取得了较好的效果。

随着信息化程度的提高，计算机技术和方法在档案管理中的应用越来越广泛，而电子文件管理又是一个较新的课题，没有现成的经验，尤其是电子文件的整合、电子文件的利用模式的建立还是有较大难度，必须根据利用者身份的不同而采取不同的权限设置，电子文件如何更加有效的整合与利用，使电子文件管理工作日后面临的一个重要问题，需要不断探索。关于电子文件数据存储中心的建设也是关键性问题，是做好电子文件资源共享利用工作的基础，电子文件存储模式如何建立，本文只是提出了一定的方法，还需要根据实际工作不断分析总结。

作者简介：

林琳，女，中国海洋大学信息科学与工程学院研究生。