如何做好企业干部档案管理工作

薛 民

摘要:档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。

关键词:干部档案管理;企业管理;干部档案质量

中图分类号:G271文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)33-0234-02

干部档案管理工作是干部工作不可缺少的一个重要组成部分,是做好干部工作的前提条件之一。选拔干部、真正做到德才兼备选贤任能,知人善任,除了考察干部的现实表现,还要看干部的档案,对干部进行历史的、全面的考察了解。干部档案工作做的好与不好,直接影响到干部工作的效率和质量,那么怎样才能做好干部的档案工作呢?

一、增强责任意识,提高对做好干部档案工作重要性的认识

干部档案工作是党和国家事业的重要组成部分。也是全面落实科学发展观,建设社会主义和谐社会的一项基础性工作。干部人事档案是干部个人自然情况,经历和表现的真实记录。它是组织干部人事工作的重要组成部分,是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。是考察了解干部历史和现实表现的一个重要方面,是评聘专业职称、工资调整的真实依据,是解决干部职级待遇和解决干部历史遗留问题的历史凭证。“三龄一历”的评审工作,就是根据干部档案中最原始的记录来确定其退休年龄。如果不重视干部档案,或者干脆认为不需要干部档案,就会给工作带来很多麻烦。干部人事档案工作是干部人事工作的一个重要组成部分,管档人员要担负起这份责任,履行好职责,增强责任意识。特别是当前随着企业改革的不断深入发展,干部档案工作已逐步延伸到企业发展的各个方面,做好新时期的干部档案工作,对于推动企业进步和全面发展具有重要意义。

二、领导要高度重视

由于干部人事档案工作保密性很强,是一项很不引人注目的、默默无闻的工作,“局外人”常常看不到这项工作的重要性,在实际工作中对这项工作有所忽视。致使一些档案管理工作人员存在着消极畏难情绪,认为档案管理工作不被人重视,没有什么奔头,不安心档案工作。因此作为企业的各级领导应该高度重视,增强档案管理意识,在多方面给予支持,积极创造便利的条件和宽松的工作环境,为档案工作排忧解难,充分调动档案人员热爱档案工作的积极性和主动性。

三、完善制度、规范管理

干部档案管理工作是一门科学,如何管好、用好,学问很多。应该从干部档案的制度化和规范化建设入手,逐步建立起档案管理的长效机制。一是完善规章制度。根据上级有关规定,结合工作实际,建立健全档案管理部门职责、档案工作人员守则、档案收集归档制度、整理制度、鉴别制度、转递制度、查借阅制度、安全保密制度等8项工作制度,使干部档案工作有章可循。二是制定工作规范。根据中组部和省委组织部档案目标管理要求,我们先后制定了库房建设和“六防”设施有关规定、档案材料收集整理工作程序、档案卷宗整理工作规范、档案审核工作程序和规范等工作规范标准,要求档案材料收集上突出一个“全”字,坚持经常性收集、定期收集和集中收集三结合;在档案材料鉴别上突出一个“真”字,做到手续不完备的不归档、撰写不符合要求的不归档、材料涂改且无相应证明的不归档、多余材料不归档、不属归档材料的不归档;在档案材料编目装订上突出一个“好”字,做到分类整理排列有序,修裱装订美观大方;在档案审核上突出一个“严”字,凡不符合标准的,一律不准过关。并统一订购了符合上级要求的新型卷夹,制作了《接收干部人事档案登记簿》、《查阅干部人事档案登记簿》等10种登记簿。

四、建设一支过硬的干部档案管理工作队伍

干部档案工作专业性强,要求也高,要搞好干部档案的建设和管理,必须建设一支拥护党的路线,懂得党的干部政策,熟悉档案业务,遵守组织纪律,热爱本职工作的档案工作队伍。一是制定措施,稳定队伍。二是注重学习,提高素质。新时期的干部工作为干部档案工作增添了新的内容,同时也对工作人员提出更高的要求。在学习中,使他们完全了解档案工作的重要性,使他们热爱档案事业,做好本职工作,树立不为名,不为利、甘当无名英雄的思想和无私奉献的精神。

五、严格把关,提高干部档案质量

为切实提高干部档案质量,在整理干部档案时应坚持高标准、严要求,切实把好档案材料的收集、鉴别、分类、编排序号、装订和验收检查“六个关口”,使档案内容达到“完整、真实、精炼、条理、实用”的要求。在档案材料的收集上,强调一个“全”字,为了提高干部档案使用价值、在收集工作中,应强调材料的真实性、完整性,并经常、有计划地将反映干部的德、能、勤、绩的材料收集归档,不断充实干部档案的内容,使档案保持完整。在档案材料鉴别上,做到一个“细”字,确保干部档案的精炼、真实;在档案材料分类上,狠抓一个“准”字。根据《干部档案工作条例》中所规定的分类细则,认真对每卷档案进行分类,使干部档案更有条理。在编排序号上,按照《干部档案工作条例》中所规定的距离,专门制作小卡片,使干部档案看起来更美观、更有条理。在装订上,务求一个“齐”字,在整理档案时,对纸张规格不一、字迹模糊的材料进行裱糊、复制等技术加工,要基本达到材料无损坏、无折皱,达到四边齐的要求。在档案材料的验收和检查上,突出一个“严”字,对整理过的干部档案进行严格的审核验收,经检查合格的档案才能入库。

六、搞好硬件设施

干部档案工作除了软件建设外,还要在硬件方面加大投入,为干部档案的安全保管提供必备的基础设施。这就需要从加强基本建设入手,达到四室分开,并配制空调机、微机、打印机、缝纫机、切纸机、除湿机等,具备科学管理的条件,为档案工作提高一个新水平创造良好的工作条件。

七、提高干部档案管理办公自动化的水平

干部档案随着社会的发展,也由计算机代替原来的手工工作。开发计算机在干部人事档案方面的应用,可以改进提供利用的手段,使干部档案更简便、更快捷、更直接地为干部档案工作服务,提高工作效率和服务质量。一是在存贮、补充和修改人事档案内容方面,加快工作速度,并且把增加的材料随时输入,随时修改,提高档案工作人员的工作效率。二是在查阅人事档案内容方面,根据查阅单位的需要利用计算机为查阅单位提供有关内容,按具体要求摘录并打印出来,为查档单位提供方便条件,同时也加快工作效率。三是在干部统计方面,要充分利用计算机存贮的信息对干部进行综合分析,及时为决策层提供全面准确的信息,运用计算机管理人事档案,可以基本实现档案工作自动化,把档案管理人员从烦琐的脑力劳动和体力劳动中解脱出来,不仅如此,还可以将档案管理工作的速度加快,提高档案管理的信息化水平,把档案管理工作推向一个崭新的阶段。

总之,干部档案工作是干部管理工作的重要组成部分,管好干部档案是直接关系到管好干部的重要环节。因此,加强和改进干部档案管理工作,使之更好地为干部管理工作和企业生产建设服务意义深远。