Excel常见函数在财务工作中的初步应用

吴淑梅

摘要:Excel是一个功能强大的电子表格制作和数据处理软件,它被广泛应用于办公领域。但是由于多数用户在初步学习Excel入门书籍后,以为Excel只能进行简单的数据和表格处理,对于Excel强大的公式、函数以及图表功能并不是很了解,因而如何有效地将Excel应用于工作中仍然是我们应当认真学习的内容。

关键词:Excel;数据处理;财务工作;函数公式

中图分类号:F275 文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)33-0167-03

一、SLN、DDB、SYD函数在折旧计算中的应用

目前我们常用的固定资产折旧方法主要有年限平均法、工作量法、双倍余额递减法和年数总和法等,Excel软件为我们提供了计算折旧的专门函数SLN、DDB、SYD。具体的方法如下:

(一)SLN函数

1.年限平均法

例1:甲公司购买了一辆价值250000元的汽车,使用年限为10年,估计残值为50000元,采用年限平均法计提折旧。

按照年限平均法计算的年折旧应为:(250000-50000)÷10=20000元,如果用SLN函数计算,应当建一个Excel表格,输入该固定资产的原值、预计残值、使用年限等资料,再设置函数公式如图1所示:

公式C5=SLN($A$2,$B$2,$C$2),表示绝对引用单元格A2、B2、C2中的数值,求出第1年的折旧值,将单元格C5中的公式自动填充到单元格C6至C14中,即计算出其他年份的折旧金额。

2.工作量法

例2:甲公司购买了一辆价值250000元的汽车,估计残值为50000元,预计总工作量为10万公里行程,具体行驶里程如图2,按工作量法计提折旧,现在用SLN函数进行计算,设置函数公式如图2所示:

公式C4=SLN($A$2,$B$2,$C$2),表示绝对引用单元格A2、B2、C2中的数值,求出单位工作量折旧额,再设置公式C6=B6*$C$4,然后将单元格C6中的公式自动填充到单元格C7至C10中,即计算出其他年份的折旧金额。

(二)DDB函数

例3:仍延用例1,假设其他条件不变,只将按年限平均法计提折旧改为按双倍余额递减法计提折旧。

按照双倍余额递减法计算的第1年折旧应为:250000*2÷10=50000元,如果用DDB函数计算,应当建一个Excel表格,输入该固定资产的原值、预计残值、使用年限等资料,再设置函数公式如图3所示:

公式C5=DDB($A$2,$B$2,$C$2,B5,2),表示绝对引用单元格A2、B2、C2中的数值,求出第1年的折旧额,然后将单元格C5中的公式自动填充到单元格C6至C14中,即计算出其他年份的折旧金额。

(三)SYD函数

例4:仍延用例1,假设其他条件不变,只将按年限平均法计提折旧改为按年数总和法计提折旧。

按照年数总和法计算的第1年折旧应为:(250000-50000)×10÷(1+2+3+4+5+6+7+8+9+10)=36363.64元,如果用SYD函数计算,应当建一个Excel表格,输入该固定资产的原值、预计残值、使用年限等资料,再设置函数公式如图4所示:

公式C5=SYD($A$2,$B$2,$C$2,B5),表示绝对引用单元格A2、B2、C2中的数值,求出第1年的折旧额,然后将单元格C5中的公式自动填充到单元格C6至C14中,即计算出其他年份的折旧金额。

二、YEAR、NETWORKDAYS函数在工龄和应收账款账龄计算中的应用

我们在人事工资数据管理和应收账款账龄分析等工作中,经常需要运用时间函数对诸如年龄、考勤、账龄、项目开工至竣工耗时等数据进行转换计算整理,以便于后期数据处理,Excel软件为我们提供了很多有关时间计算的函数,这里我们共同学习一下YEAR、NETWORKDAYS两个较为常用的函数。

(一)YEAR函数

例5:某公司职员名单如图5所示,内容包括了职员的姓名、性别、出生日期,要求计算各员工年龄,如果人数众多,年龄计算将会是一件烦琐的事情,如果使用YEAR函数则可自动计算,非常方便,具体设置公式如图5:

设置公式D2=YEAR(TODAY())- YEAR(C2),然后将单元格D2中的公式自动填充到单元格D3至D9中,即计算出各职员的年龄。

(二)NETWORKDAYS函数

例6:某建设单位各建设项目开工时间和竣工时间如图6所示,除第一个项目外其余项目遇左方节假日均不计入建设期,要求计算各建设项目开工至竣工的工作日工期,如果使用NETWORKDAYS函数可自动计算,非常方便,具体设置公式为E2=NETWORKDAYS(C2,D2),E3=NETWORKDAYS(C3,D3,$A$2:$A$21),然后将E3中的公式自动填充到单元格E4至E5中,即计算出各项目的建设工期。

三、IF函数在个所税计算中的应用

各个单位在日常职工工资发放过程中都涉及计算个人所得税的工作,由于个人所得税采用差额累进税率,因而计算起来比较麻烦,在实际工作中有的财务人员已学会使用IF函数来解决这个问题,让我们来看看下面的例题就知道了。

例7:2008年9月公司发放职工工资时代扣个人所得税,按照税法规定计算的各职工应纳税所得额如图7所示,现设置公式计算个人所得税如下:

C2=IF(B2<0,0,IF(B2<500,B2*0.05,IF(B2<2000,B2*0.1-25,IF(B2<5000,B2*0.15-125,IF(B2<20000,B2*0.2-375,IF(B2<40000,B2*0.25-1375,IF(B2<60000,B2*0.3-3375,IF(B2<80000,B2*0.35-6375)))))))),由于例题中公司人员应纳税所得额没有超过80000万元者,所以上述公式只计算到80000元以内,具体使用时大家可以以此类推增设,将单元格C2中的公式自动填充到单元格C3至C9中,即计算出各位职工的个人所得税金额。

四、VLOOKUP函数在财务数据查找取数中的应用

VLOOKUP函数可以进行数据的精确查找和近似查找,在数据查找方面有着重要的作用,比如上例中关于个人所得税的计算,实际上也可以借助VLOOKUP函数来计算。

例8:仍延用例7,先输入如图8所示数据资料,再分别设置如图8和图9中C13和D13两个公式,用于查找并选取第一个职工应纳税所得额的适用税率和速算扣除数,然后设置公式E13=B13×C13-D13计算出该职工的个人所得税,最后将C13:E13中的公式填充到C14:E20之间,计算出所有职工的个人所得税。

五、RANK函数在财务数据比较排序中的的应用

RANK函数可以进行数据排名,广泛运用于绩效考评和与业绩挂钩的奖金计算等方面,在公式设置方面比排序更为方便。

例9:甲公司根据职工完成销售额任务排名计算其个人浮动奖金,具体如图10所示,现分别设置如图10和图11中C9和D9两个公式,用于比较计算第一个职工的销售额排名和浮动奖金比例,然后设置公式E9=B9×D9计算出该职工的浮动奖金,最后将C9:E9中的公式填充到C10:E16之间,计算出所有职工的浮动奖金。