烟草ＥＲＰ系统业务流程再造的探索

刘昌宏

[摘要]“业务流程再造”(BPR)是ERP系统有效实施的保障，是指基于信息技术的、为更好地满足顾客需要，而进行地系统化地组织企业工作流程的相关活动，为企业经营管理提出全新的思路。流程设计是ERP系统实施的重要的工作。梳理现有的业务流程，推进业务流程再造，并对流程进行简化、优化和规范化，做到业务流程系统化和集成化，确保这些业务流程在ERP系统中予以实现，达到信息集成、准确的目的。

[关键词]管理信息化流程再造

中图分类号：C94文献标识码：A文章编号：1671－7597(2009)0210074－01

企业要想走上现代化管理之路，最关键的是实行科学管理，在市场营销、产品设计、采购供应、生产制造、质量控制、销售服务等一系列的生产经营活动中，采取先进的管理模式和先进的计划及控制手段，使企业的人力、物力、财力、信息、能源等资源得到最佳配置和利用。因此，利用计算机技术手段和引进先进的管理模式是企业必经之路，通过实施EPP系统，进一步挖掘企业内部资源的潜力，推进企业业务流程再造，提高企业现代化管理水平，增强企业对需求变化和激烈市场竞争的适应能力与应变能力。笔者自本公司2001年10月开始实施ERP系统以来，对业务流程的再造进行卓有成效的探索。

一、业务流程再造的主要原则

1．以顾客为中心：全体员工建立以顾客而不是“上司”为服务中心的原则。

2．以“流程”为中心，而不以一个专业职能部门为中心进行。一个流程是一系列相关职能部门配合完成的，体现在为顾客创造有益的服务。对“流程”运行不利的障碍将被铲除，职能部门的意义将被减弱，多余的部门及重叠的“流程”将被合并。

3．“流程”改进后具有显效性。改进后的流程提高了效率，减少了浪费，缩短了时间，提高了顾客满意度和企业竞争力，降低了整个流程成本。

二、推进流程再造

流程再造项目不但是一个技术性项目，更是一个管理性项目，涉及生产过程和流通领域的管理，包括供应、生产、销售各个环节。通过流程再造，对传统的管理组织与管理模式作出变革。对企业产生更深刻的影响，直接关系到ERP系统是否能有效地实施。因此，推进流程再造必须按照ERP系统实施工作要求相结合开展，才能保证系统的有效实施。

根据BPR的主要原则，烟草行业业务流程再造主要包括烟叶辅料等有关物资业务流程、办公业务流程和资金业务流程3个部分。

(一)物资流程再造

1．辅料流程再造

根据分析，对辅料流程提出以下改造措施(如下图)：

(1)统一辅料的计数口径，流程主线中均以理论数量计算，财务结账按供应商根据实际数量开具的发票金额进行。

(2)制定辅料各类信息传递的程序、时限，保障接口畅通。

(3)车间的成品、半成品和机台结存，月底计算中必须还原成辅料并办理假退手续，月初办理假领手续。

(4)为了便于系统流程的规范，统一将物资大库和车间平衡库视为物资仓库的不同库房，统一由物资部门负责管理，同时通过系统中功能来区分不同仓库的数量，从而有效区分责任，保证系统正常运行。

(5)为了便于管理，对于计量差只在末端成本核算时计入(主要是考虑数量消耗，金额已经在入库中给予体现)。

(6)实现数据共享，上一个流程的数据在下一个流程中得到共享和监督，所有的库房业务数据通过财务接口系统结转到账务系统中，减少了重复劳动，保证了数据的真实性、一致性。

(7)名称、代码和价格等物料属性由企业制定企业标准，各部门统一执行。

(8)规范了辅料检验的流程点和时间。

2．原料流程再造

根据现状分析，对原料流程提出以下改造措施：

(1)将烟的属性归类、规范、统一称谓，分为年别、等级、状态、品种、规格、类别、产地七大属性，并对各属性的含义做出定义，并结合国标制定企业标准。各部门按七大属性统一规范进行填写，便于追踪管理。

(2)规范了烟叶计量、质检的流程点和时间。

(3)对委托加工、在途烟叶进行分类规定。

(4)实现了数据的共享，上一个流程的数据在下一个流程中得到共享和监督，所有的库房业务数据通过财务接口系统结转到账务系统中，减少了重复劳动，保证了数据的真实性、一致性。

(二)资金流程再造

根据现状的分析，对资金流程提出以下改造措施：

1．对于原料、辅料、备件的入库时，对财务拟定的价格同步录入ERP系统，使物资在流动过程中，其物资资金也在一同流动，使资金流和物资流达到统一、同步。

2．规范业务接口点的办理程序和时间，保证数据的及时性和准确性并形成企业标准。

(三)办公信息流程再造

根据现状的分析，对信息流程提出以下改造措施：

1．通过网络数据传递、共享和业务前后衔接的方式来检验各种信息质量，特别是各子系统的运行质量，将分散的子系统关联起来，使得各个子系统之间相互制约又相互联系，实现有效的数据监督。

2．实施对网络的关键点的控制，制定各个工作点和子系统的工作标准和运行规范，并严格检查，保证系统的有效运行。

3．实行交叉检查、多层次检查等措施，保证网络信息质量和信息时效性。

4．对公文处理流程，结合公文要求和企业情况进行规范。

5．对报表的填报分类进行了规范，明确了痕迹管理报表的种类与操作方法。

三、如何克服和化解ERP系统实施中业务流程再造的难点和风险

在整个ERP项目的实施过程中难点和重点是业务流程的重组、再造。因此，要成功地应用ERP系统，就必须对工作流程进行重新设计和优化，而国有企业的传统流程，恰恰是国有企业致命的弱点，必须把企业自身的经营机制、管理体制真正按市场要求来加以再造，与此同时按照电子商务基础要求加以再造，没有这两方面的再造或者这两方面的力量的推动是难以成功的，因此坚持改革与ERP系统实施同步进行，整体推进。除去重叠多余和无效的且耗费人力、物力、财力的机构、岗位，减少不必要的环节、层次，并重新进行整合、分工。

实施ERP系统是有很大风险的，如果涉及到业务流程的再造有可能产生更大风险。本身ERP系统的应用是一项高风险，高投入项目，它实施的成功与否是受企业内外环境条件诸多的制约和影响。最大制约就是企业内部制约，而企业内部最大制约就是业务流程的再造。流程再造需要制度的创新来加以巩固，没有制度的创新纯粹只是做一般流程的再造，只是赶时髦，此外，在人力资本的开发、在团队意识的培育、在产权制度以及组织机构的调整等方面对整个企业制度加以根本的改造创新，才能与企业的业务流程再造相得益彰。

四、ERP系统实施的成效

通过对物流、资金流、信息流三大重点业务流程的改造，确保ERP的实时、准确、快捷的理念在流程中得以运用，实现了各流程之间数据的共享，提高了工作效率；对各个业务点责任时间、责任部门、责任人分别进行详细约定，为此，形成企业标准21个。加大了数据的过程监控，保证了数据的准确性和及时性。

1、理顺了业务流程关系，部门职能职责清晰，保障了接口畅通、程序规范、标准统一，确保了ERP系统的实施；规范了内部管理，提升了企业管理水平；降低物资消耗，加速资金运转、降低库存、节约财务费用和管理费用。

2、提高企业的现代化管理水平，实现人、财、物、产、供、销等全过程实时监控管理，使物资流、资金流、信息流的调度和管理形成全过程的监控。

3、提高管理效率、管理时效和降低管理成本，增强企业的市场应变能力、提高市场竞争力。同时为数据、信息深加工创造条件，确保企业管理标准化和规范化。