政府信息化给政府管理带来的机遇

周世明

提要信息技术的发展，特别是网络技术的发展，正在改变着人们几千年来形成的信息传递方式、人际间的沟通方式和社会组织的管理方式，并深刻地影响着社会生活和政府运作的方式。而在国民经济和社会信息化过程中，政府信息化处在关键和核心的位置。本文具体分析政府信息化将给政府管理带来的积极变化，为政府信息化的具体实施进行一定的理论探讨。

关键词：信息化；政府管理；机遇

中图分类号：D63文献标识码：A

传统的政府管理在今天这种高速发展的信息时代，在某些方面已经阻碍了经济的发展，政府管理的发展应与之相适应，才能满足经济发展的要求。建设政府信息化，不仅满足经济发展的要求，而且能改变传统政府管理模式的弊端，建立一种适应时代要求的管理模式，所以从这种意义上不能不说政府信息化给政府管理带来了不容错过的机遇。

一、促进行政运作改革

为了适应时代发展的需要，政府部门的行政运作也需要不断地调整和改革，特别是面对知识经济时代的挑战，这种调整和改革不仅必要而且是十分迫切。在政府部门广泛开展信息技术应用，无论是对行政人员，还是对行政方法、行政组织，都会产生很大的影响。

1、延伸与增强智力和体能。通过信息技术可以突破时空限制，行政人员可以看到、听到、触觉到以前无法感知的事物，可以完成以前智力、体能所无法完成的工作。

2、提高判断、分析和解决问题的能力。行政人员应用信息技术，能及时获得大量信息，有助于逻辑地、辩证地和系统地思考问题。特别是网络技术的飞速发展，为获取信息提供了极大便利，大大开阔了行政人员的视野，使“秀才不出门，能知天下事”、“运筹帷幄之中，决胜千里之外”真正成为可能。

3、节约时间和精力。信息技术节约了原来靠人脑和文件处理信息所消耗的大量时间和精力，降低了信息传输的时间成本、人力成本。

4、更新观念。行政人员要适应信息时代的要求，就必须更新传统观念，树立效率观念、创新观念、服务观念、竞争观念、民主观念、法制观念等现代化观念。

5、激励行政人员的全面发展。信息技术的应用，既对行政人员的知识和技能提出了更高的要求，又节约了行政人员的精力与时间。前者成为行政人员不断学习与培训的直接动力，后者则提供了可能与机会。信息技术带来的教育方式的更新（如网络学校），更为行政人员学习现代化管理知识，掌握与运用现代化行政管理技术和工具，提供了极大的便利。

信息技术与行政方法密不可分。所有行政方法都要有相应的信息支持，而有些行政方法就是专门为保证信息流通而创立的。例如，目前行之有效的网络规划技术，就运用了先进的信息技术，从而大大提高了行政管理效能。著名的美国阿波罗登月计划，就因为使用了网络规划、技术而使原定14年的计划提前5年实现。

信息技术的发展，创立全新的行政方法和行政措施。例如，电子会议系统、远距离控制、分布式工作等。这些管理方法的应用，为行政管理提供了新的手段。

传统的行政组织形式是科层组织结构，它是与平稳的管理环境相对应的。科层组织结构的最大优点是效率很高，其弊端在于对外界环境变化的适应能力较差，而且压抑组织成员自身的全面发展。社会经济环境的不断变化，使得科层组织结构的革新不可避免。信息技术的发展促进了传统行政组织的重构。首先，缩减以至取消中间管理层，使传统的金字塔形的行政组织扁平化。中间管理层是信息通信技术落后的产物，它的存在既减缓了信息传递的速度，又易造成信息的严重失真。这种失真的原因有多种，其中一个原因就是中间层次为了争功而导演的“官出数字，数字出官”现象，这也是信息传递不畅的结果。现代信息技术使操作执行层与决策层直接沟通，中间管理层就没有存在的必要。其次，增宽管理幅度，管理者和其下属都可以利用信息技术手段随时了解对方的状态和意图，而且仅占用很少的精力和时间，一个管理者能够同时指导更多的下属人员，从而增宽了管理幅度。第三，改进行政组织绩效。信息技术的发展极大地提高了工作效率，使得一个行政组织要完成与过去同样的工作量所需要的行政人员大为减少，从而行政组织更加精干高效。行政组织中信息技术的采用，有利于提高行政组织产生绩效和促进行政组织成员的自身发展。信息技术可保证行政组织成员间的全方位沟通和组织与组织之间的信息交流。

二、提高行政运作效率

政府部门应用信息技术，加快了信息传递速度，使上传下达更加迅速。一方面政府部门可以通过信息网络，发布政府的文件、公告、通知等，使得公众可以迅速地得到政府信息；另一方面通过采用安全可靠的加密技术，也可以将政府内部的信息在网上传输，下级政府机构或其他组织也可以通过网络迅速地向上级机构或组织传送或反馈信息。与传统的邮寄、专人传递、传真等信息传递手段相比，信息网络的优势是很明显的，它不仅能迅速地传递信息，减少传送时间，保证信息的时效性，保证信息的全面与准确，并且可以大大降低信息的传递成本，节省大量的人力、物力和财力。

由于政府信息化对政府的行政组织结构产生了很大的影响，可以缩减甚至取消中间管理层，无疑将大大简化行政运作的环节和程序。以公众反映意见为例，在传统方式下，公众反映意见和建议，一般需要经过信访部门的全部环节，再经过层层批示到具体职能部门，最后将办理结果反馈给提意见者，在这一过程中经过了许多环节和程序。如果通过信息网络，公众可以交互式的方式，直接将意见、建议反映到有关职能部门，并且可以与职能部门一起共同落实解决。

降低行政运作成本是政府信息化的一个直接动因，也是政府信息化要实现的首要目标之一。由于信息技术的应用，提高了行政人员的素质，优化了行政管理的组织结构，提高了信息传递的速度和效率，这些都会促使行政运作成本的减少。

管理成本包括正面的管理费用和负面的管理费用。负面的管理费用就是浪费和腐败，因此通过政府信息化，减少负面的管理费用，消除腐败现象，也是建立廉洁高效政府的重要方面。开展政府信息化需要大的投入，也是需要成本的。根据科斯理论，建立制度的成本与它节省的成本比哪个更大，决定制度的稳定性。如果传统方式耗费的成本过高，比如腐败现象太严重，或支持行政费用的财政负担过重，加快政府信息化建设，其成本就变得并非不可以。

三、提高政府服务水平

当今发达国家政府都在互联网上开设了站点，通过网络树立新的政府形象，扩大政府政策影响，政府公开施政是国际性的趋势。

政府部门应用信息技术，通过信息网络，可以将政务更加公开，可以将更多的政府信息向社会公众公开。政府在制定政策、做出重大决策过程中，可以通过网络让公众参与，让公众发表意见，让公众提出建议。公众也可以通过信息网络监督政府的运作，了解政府在干什么，干得怎么样，甚至是政府出了什么问题，了解政府的工作进程和工作业绩，从而对政府的工作做出比较准确的评价，达到改进政府工作的目的。

政府信息化可以防止下级政府或组织利用“信息垄断权、知情权”搞“黑箱”操作，防范下级政府或组织违背上级决策精神而肆意妄为，从而在更大程度上保证下级政府或组织更好地执行上级政府或组织的决策，切实保证政府决策的顺利执行。

各级政府网站是便民服务的“窗口”，能够帮助人们实现足不出户享受政府部门提供的各种服务，在网上实现政府职能，从而密切政府与公众的紧密联系。

政府信息化能够促进政府部门改善和提高服务质量。首先，政府应用信息技术，通过信息网络，降低了进政府办事的“门槛”，原来所谓的“门难进，事难办”现象，在网络上可以很好地得到解决。因为公众面对网络时，不存在要看办事人员脸色的问题，也没有低三下四的感觉。公众在网络上更能享受到“全心全意为人民服务式”的服务。其次，随着政府信息化的不断深入，政府工作人员的观念不断转变，政府工作人员综合素质也在逐步提高，从而促进政府服务素质和水平的提高。由于信息技术的应用，政府提供服务的方法和方式也得以改变，政府提供的各种服务比以前更快捷，对公众意见和需求的反映速度大大提高了，也消除了以往各种人为的因素，所有这些都有助于政府对公众更好地提供服务。第三，政府信息化是一种新事物，它不仅代表着先进的技术，而且也代表着一种新思想、新思维。政府信息化将会促进创新，不仅仅是技术创新，而是社会的全面创新，包括管理创新、制度创新，毫无疑问会提高政务的处理效率，提高政府的服务水平，推动社会全面进步。

总之，政府信息化有利于政府改革，是一种建设性的改革，如果我们能抓住政府信息化给政府管理带来的种种机遇，那么要实现政府信息化的目标和任务也指日可待了。但是，我们在庆幸政府信息化给政府管理带来机遇，有利于我们更好地实现政府职能的同时，也得保持清醒的头脑，充分认识到我国的政府信息化建设，在当前国际形势下，还会遇到很多的困难和问题，可以说，这条建设的道路是相当曲折，也可以说存在着巨大的挑战。

（作者单位：长江大学管理学院）

参考文献：

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