绩效导向的物流组织结构设计模型

李文静

摘要:物流组织结构在一定程度上反映了企业计划、组织和控制物流活动的指导思想,决定了企业物流活动的具体运作方式,而这种运作方式与组织内外环境要求的匹配程度对企业的物流绩效会产生直接影响,进而影响企业的整体绩效。通过以权变理论为基础,整合与企业物流组织结构相关的自变量、中间变量和因变量,构建企业物流组织结构设计的权变模型,可以为企业物流组织结构的选择提供一种整体思路。

关键词:绩效导向物流组织;权变理论;组织结构设计模型

中图分类号:F506文献标识码:A

所有组织结构都具有两项基本功能:第一,最小化或者至少是控制个体差异对组织的影响;第二,使权力得以实施、决策得以制定、组织任务得以完成。而这两项基本功能都会影响组织中个体的行为和组织绩效[1]。当然,组织结构也会影响部门层面的绩效,如效率、士气和效果,等等[2]。因此,组织的生存和绩效有赖于组织结构与一系列因素之间的匹配程度[3]。

物流组织是指专门从事物流经营和管理活动的组织机构。从广义上讲,既包括企业内部的物流管理和运作部门、企业间的物流联盟组织,也包括从事物流及其中介服务的部门、企业以及政府物流管理机构[4]。作为描述物流组织框架体系的物流组织结构在一定程度上反映了企业计划、组织和控制物流活动的指导思想,决定了企业物流活动的具体运作方式,而这种运作方式与组织内外环境要求的匹配程度对企业的物流绩效会产生直接的影响。Bowersox(1989,1992)等人的研究表明,绩效处于领先地位的企业在组织结构特征方面都有其独到之处,这些组织结构特征包括将大量的物流活动整合于一个物流职能部门,并且有高层管理人员支持物流部门的各项管理活动。Stank和Traichal(1998)根据Chow(1995)等人提出的物流组织结构概念框架,对263个企业进行了实证研究,其研究结果证实,整合各项与组织结构相关的要素,如集权程度、正式程度、管理幅度等,有利于提高组织的物流绩效。

可见,选择或设计一种与所处环境相适应的、能够整合各组织要素的物流组织结构可以确保物流绩效的提高,进而有利于提高组织的整体绩效。

权变理论在物流组织结构和绩效关系的研究中具有很高的价值(Chow, Heaver& Henriksson,1995),其核心思想是:组织是一开放的动态的系统,作为社会总系统的一部分,组织与社会环境各部分之间存在相互依赖和相互影响的作用;并且,组织本身也是由各个子系统有机联系而成的一种系统,各子系统之间也存在相互依赖与相互影响的作用。因此,组织不是固定的、静态的,而是始终处于一种内部与外部、内部与内部之间的调整和适应的运动过程中。组织结构与环境因素之间存在着一种函数关系。就物流组织结构而言,环境变量是自变量①,物流组织结构的要素是中间变量,具体的物流组织结构类型是因变量,环境变量的变化会影响物流组织结构的各个要素,进而形成不同类型的组织结构。因此,企业在设计其物流组织结构时,需充分考虑自变量、中间变量和因变量的构成要素及其相互关系。

一、物流组织结构设计权变模型的自变量

(一) 组织战略

在组织的所有层面,战略和组织结构之间的匹配可以提高组织的绩效[5]。关于物流能力与绩效之间关系的各种研究也表明,物流组织的设计必须与组织战略保持一致,这样才能实现企业的绩效目标[6]。组织战略对物流组织结构设计的影响具体体现为:实施不同战略的企业,对物流活动的专业化程度、集中化程度和一体化程度有不同的要求,进而选择不同类型的组织结构。例如,如果企业的战略是防卫型的,则其所处行业结构和未来发展均被视为已知事实,其经营环境相对稳定,企业的产品范围有限,主要采取低成本或高效率的竞争策略,则物流活动的正式化和集中化将有利于组织绩效的提高,物流组织结构也多选择机械式。反之,如果企业实行前瞻性的战略,则其所处的经营环境具有高度的不确定性,企业的目标通常为使行业结构朝着自己设计的新结构发展,这类企业总是寻找和创造新的市场机会,所采取的竞争战略可能是差别化的,此时,满足客户要求的重要性将远远大于物流活动正式化和集中化所形成的成本优势,物流组织结构的选择也倾向于有机式②。

(二) 技术

包括生产技术和信息技术。就生产技术而言,企业生产中使用的工艺和流程的数量和种类会影响物流活动的数量和复杂性,从而影响企业物流组织的规模、集中化程度和一体化程度,其工具和设备的空间安排对上述三个方面亦有影响。例如,采用常规技术的企业,物流活动的复杂性较低,程式化和集中化程度较高,相应地,其组织结构的复杂程度也较低,适于采用机械型组织结构。而采用非常规技术的企业,物流活动的复杂性大大提高,程式化和集中化程度较低,因而其组织结构也相对复杂,适于采用有机型组织结构。再有,如果按照流程来设计各种设施和设备的空间布局,物流活动的数量和复杂性较都将大大低于按照产品所进行的布局设计。就信息技术而言,由于其发展能促使企业同时实现信息处理能力的提高和信息处理成本的下降,并且增强高层的控制力,使管理幅度变宽,因此,信息技术的使用可以改变物流组织的特征。具有强处理能力的信息系统能够支持物流活动不断地向合作与联合的方向发展,使一体化物流运作系统成为可能[7]。换而言之,对信息技术的采用至少会对物流组织规模、物流组织结构的层级和物流活动一体化等方面产生影响,从而影响其物流组织结构。

(三) 产品

企业生产或经营产品的数量及其标准化程度是影响物流组织结构的重要因素。企业生产或经营产品品种的多少决定了其物流活动的数量和复杂性,进而影响物流组织的规模、专业化程度、集权化程度和一体化程度。企业生产产品的标准化程度或产品的定制化程度会对物流组织的集中化程度、一体化程度产生影响。

对于生产或经营产品品种较多的企业,物流活动的数量相应较多且较为复杂,要求较多的协调。相应地,物流组织的规模较大,专业化程度、集中化程度较高。反之,生产或经营产品品种较少的企业,物流活动的数量较少且相对简单,协调起来比较容易,因此物流组织的规模较小,专业化程度和集中化程度较低。另一方面,如果企业产品的标准化程度高,即企业更多地按计划或按库存生产,则有可能集中地对物流活动进行计划和协调,因此,其集中化程度和一体化程度也相应较高。反之,如果企业产品的标准化程度较低,即企业更多地按订单生产,则要求物流活动的计划和协调具有较大的灵活性,因此,其集中化程度和一体化程度也相应较低。

(四) 物流活动的重要程度

对于不同的企业,物流活动的重要性会有所差别。这种重要性可界定为“物流活动在企业价值增值活动中所占的比重” [8]。如果物流成本在总成本中的比重较大,则制定物流决策时所需考虑的因素就多,对合理协调的需求也相应较高,从而需要将物流功能定位于较高的管理层级以有效保证这种协调。相反,如果物流活动只占企业价值增值活动的一小部分,则在设计组织结构时,决策者就必须更多地权衡其他因素[9]。因此,物流活动对于企业的重要程度会直接影响物流组织结构的各个方面。

二、物流组织结构设计权变模型的中间变量

本文所探讨的中间变量是指物流组织结构的各个要素。组织结构的不同要素受自变量(环境因素)的影响,共同决定因变量(物流组织结构的类型)。

Dalton等人(1980)在梳理有关组织结构的早期研究文献的基础上,从两个方面归纳了组织的要素,即“结构的”(Structural)和“结构性的” (Structuring)。结构的要素是指组织的物理性特征,即组织规模、管理跨度、管理层级和行政强度③。结构性的要素则是指那些规定或约束组织成员行为的规则和活动,包括专业化程度、正式程度和集中化程度[10]。在Chow等人(1995)的研究中,还加入了一体化程度(Integration),并指出其在提高企业的物流绩效方面具有重要的作用。

就物流组织结构而言,其具体要素至少应包括以下几个方面:

(一) 物流组织的规模④

对组织规模的描述有多个维度,本文所讨论的物流组织规模主要以从事物流活动的人员数量及所使用的设施设备的数量为判断依据。物流组织规模通常受技术、产品和物流活动重要性的影响。

(二) 物流组织的层级

不同的物流组织层级(高耸或扁平)对应着不同的管理跨度和正式化程度,从而决定了物流主管所处的管理层级和管理权限以及物流活动的目标、程序、政策、规则在多大程度上被精确而具体地阐述[11]。物流组织的层级通常受技术和物流活动重要性的影响。

(三) 物流组织的专业化程度

专业化程度被定义为组织内不同职位的数量或不同功能的活动数量[12],具体而言即组织内劳动分工的细致程度。物流组织的专业化是指物流活动根据其具体功能进行细分的程度。这一中间变量通常受战略、产品和物流活动重要性的影响。

(四) 物流组织的集中化程度

集中化指的是将物流活动集中于单独物流功能领域或部门[13]。集中化程度与组织的决策方式有关,在一定程度上反映了组织的集权程度。此中间变量受战略、技术、产品和物流活动重要性的影响。

(五) 物流活动的一体化程度

即企业或供应链各环节的物流任务和物流活动的协作程度[14]。这一中间变量较多地受战略、技术、产品和物流活动重要性的影响。

三、物流组织结构设计权变模型的因变量

组织结构的具体类型有多种,包括直线制组织结构、职能制组织结构、、事业部制组织结构、矩阵式组织结构、网络性组织结构等。但就其应对环境变化的能力(即弹性)而言,通常可分为机械型组织结构与有机型组织结构两大类。机械型组织结构具有高度复杂性、高度正规化和高度集权化的特点,这类组织坚持统一指挥的原则,具有正式的职权等级链,从而保持了较窄的管理幅度,这种较窄的管理幅度增加了组织的管理层级,因此高层管理者只能依靠各类规则和条例来控制各管理层,高度的集权使组织的稳定性、高效率达到极高的水平,同时也导致了组织僵化、反应迟钝。而有机型组织结构则以低复杂性、低正规化和分权化为主要特征,这种组织结构类型虽然也存在分工,但是没有高度的标准化程序和严格的规章制度,以员工之间的纵向和横向沟通取代层级控制,经常地使用工作团队,授权员工开展多样的工作活动和处理各种问题,所以具有高度的适应性。

但是,这两大类组织结构类型又不是绝对地完全

割裂开来的,如果以一个坐标轴表示组织结构的弹性,将典型的机械型组织结构和典型的有机型组织结构置于坐标轴的两端,则可以得到若干具有不同弹性的组织结构类型(如图1所示)。因此,企业设计物流组织结构时,在理论上就能够根据前述自变量的变化及其对中间变量的影响作用,选择一种“最合适”的类型。

四、物流组织结构设计自变量和因变量的整合模型

依据组织结构的权变理论,可将前述自变量、中间变量和因变量以如下方式整合(图2),供企业选择其物流组织结构时参考:即组织内部环境因素(组织战略、技术、产品和物流活动的重要性)应对外部因素(不确定性或复杂性)的影响产生适应性变化,这种变化作用于物流组织结构的各个要素(规模、层级、专业化、集中化和一体化),这些要素共同决定物流组织结构的具体类型。

综上所述,物流组织结构的选择是每个企业都可能面临的问题。这种选择会影响企业的物流绩效乃至整体绩效。面对日益复杂多变的外部环境,企业内部环境各要素的变化也趋于频繁。因此,系统地考虑各种影响物流组织结构的变量及其相互关系,并将其纳入一个整合模型可以为企业的物流组织结构选择提供一种整体性思路,从而更好地实现企业既定的绩效目标。

注释:

①物流组织所处的环境包括企业的外部环境和内部环境。于企业而言,外部环境通常是不可控的,其影响往往通过对内部环境各要素的影响而体现出来。在各种文献中,对这种影响的讨论多集中于其“不确定性”或“复杂性”,外部环境的不确定程度或复杂程度会影响企业内部环境的各个因素,如企业的目标、战略、技术等等。因此,讨论的物流组织所处的环境主要是指企业的内部环境。这实际上暗含着一个假设:企业内部环境各要素随着外部环境的变化而适应性地产生变化。

②国内外学者对企业战略的分类有多种,采用Miles & Snow(1978)的分类方法,即将企业战略分为四类,除所列举的两类以外,后两类战略分别为精打细算型和被动反应型,前者是前瞻型和防卫型战略的结合,在最有效地利用盈利机会的前提下,努力使企业风险最小化;后者则为一种不成功的战略类型,实施此类战略的企业缺乏一贯的企业战略,其组织结构与战略目标不匹配,面对变化的环境,缺少一套稳定的、行之有效的反应机制,在激烈的市场竞争中,往往丧失机会。

③即Administrative Intensity。Dalton等人将其界定为:行政人员数量与生产工人之比。前者包括经理,专业人员和从事文书工作的人员,后者则包括工匠,技工和从事体力劳动的工人。

④组织规模在诸多文献中被视为影响组织结构的重要权变因素,但从某种意义上说,它也是特定的组织战略和组织结构的结果(Germain,1989)。此处的“物流组织规模”即被视为其他权变因素发生作用的结果,但作为中间变量,它又对物流组织结构的类型产生影响。

参考文献:

[1]Hall ,R.H.. Organizations: Structure and Process. Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall,1977:76.

[2]Van de Ven, A.H..A Frame work for Organization Assessment. Academy of Management Review, 1976(1):64—78.

[3]Galunic & Eisenhardt. Renewing the Strategy-Structure-Performance Paradigm. Research in Organization Behavior, 1994(16): 215-255.

[4]武云亮.论物流组织的演进与创新[J].商品储运与养护,2002(3).

[5]同[3].

[6]Stank,Theodore P.,Patrick A.Traichal. Logistics Strategy, Organizational Design, and Performance in a Cross-Border Environment. Logistics and Transportation Review, 1998, 34(1): 75—86.

[7]Schary,P., Coakley, J..Logistics Organization and Information System.International Journal of Logistics Management,1991,2(2): 22-9. Clemons, E.K., S.P.Reddy, M.C.Row. The Impact of Information Technology on the Organization of Economic Activity.Journal of Management Information Systems,1996,10(2): 9-35.

[8]Germain, Richard..Output Standardization and Logistical Strategy, Structure and Performance. International Journal ofPhysical Distribution & Logistics Management, 1989,19,(1):21-29.

[9]Christoper,M.. Implementing Logistics Strategy. International Journal of Physical Distribution and Materials Management, 1986,16(1):56-62.

[10] Dalton,Dan R., Todor, Willianm D..Organization Structure and Performance: A Critical Review.Academy of Management Review, 1980,5(1):49-64.

[11] Chow, Garland., Trevor.D.Heaver, Lennart E Trevor.D.Henriksson. Strategy, Structure and Performance: A Framework for Logistics Research. Logistics and Transportation Review, Dec 1995,31(4):285-308.

[12] Pugh,D.S., Hichson,D.J., Hinings,C.R., Turner,C.. Dimensions of Organization Structure. Administrative Science Quarterly, 1968, (13):65-91. Payne,R.L., Mansfield,R.. Relationship of Perceptions of Organizational Climate to Organizational Structure,Context,and Hierarchical Position. Administrative Science Quarterly,1976(21):515-526.

[13] 同[8].

[14] 同[11].

(责任编辑:陈树明)