图书档案数字化管理浅谈

朱进江

[摘要]企业办公自动化和网络技术的普及和发展敦促图书档案管理工作到一个新的高度，介绍的图书档案管理系统实现资料集中统一的管理，使资料查阅及管理工作更人性化，提高工作效率。

[关键词]图书档案 管理

中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0220178－01

计算机技术和信息网络业的发展，推动了档案数字化的建设，图书、档案作为信息资源，其数字化的建设具有适应社会经济发展和提高现代化管理水平的现实意义。档案数字化建设是对传统档案管理模式的挑战，是现代科学技术发展的必然趋势。在数字化建设中图书档案管理系统扮演了重要角色，它带给我们的是全新的管理理念和现代管理技术。

近些年，许多单位在图书档案数字化建设上做了很多工作，将库藏档案部分或全部进行了数字化，但基本上是局限在以传统管理为导向的工作模拟。随着各业务部门大量电子文件的产生，电子档案从收集、整理、鉴定到利用等问题成为图书档案管理中的新课题，电子档案的管理既要符合档案管理学的基本准则，又要区别于传统档案的管理模式。图书档案管理系统的开发不但是计算机技术、网络技术的应用，更是档案管理新理论的具体实现。

一、科技图书档案管理系统的基本内容

从2005年开始，我们库藏纸质档案进行了数字化，实现机读条目化和采用扫描仪将纸质档案以图像JPG格式存储到可读写光盘中。2006年又针对档案全文信息电子文件的归档建立了相应的档案信息数据库。档案管理系统已经从单纯的档案目录管理阶段逐渐走向了电子档案原件管理的初试阶段。

（一）图书管理。我单位研发的图书管理子系统包括图书管理、流通作业、信息查询与系统维护四大模块，其中图书管理可实现图书征订、新书登记、图书编目、期刊征订、新刊登记及期刊合订与编目等功能，流通作业包括借书作业、还书作业和预借作业，而信息查询可实现按各种条件查书、按藏书、分类数量、借书等情况统计查询和综合查询。另外系统支持条型码扫描，当用户使用扫描枪扫描图书ISBN编码时，系统自动从Internet上下载图书相关信息：书名、作者、出版社、定价、页数、简介等信息极大地减轻了图书编目录入的工作量。该系统为单位图书室的科学化、信息化建设提供了有力的工具。

（二）电子文件的归档与接收。档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、整理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。

电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数字签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录，动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。

同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（三）电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

（四）电子档案的检索与利用。档案的检索和利用是档案管理工作的最终目的，占据了档案管理工作极其重要的地位。电子档案的产生及数据共享使档案信息的检索、利用发生了根本变化，其快捷、准确为档案利用者提供了方便，也就是说做好电子档案的检索、利用更能体现出档案信息化的优势。电子档案的检索与利用应具有：对数据信息的基本查询及灵活多变的条件组合查询：各种条件下的档案组卷：对无限制查阅条件的电子原件，可在网上进行浏览、下载；对有限制查阅条件的电子原件，可在网上进行申请、审批；实物借阅、归还、催还的网上管理功能；对外发文（图）的申请、审批、发文（图）功能等等。

（五）电子档案的维护性管理。电子档案的维护性管理由用户权限来限制，即不同用户管理能力不同。维护性管理应具有：数据库管理（包括数据分类、库结构管理、数据备份和恢复、增加部门人员等）；网上各种申请、审批单的查阅管理功能；权限分配、回收和分配情况的查阅管理功能；对电子档案保管期限的鉴定和最终审定及销毁功能；电子原件各种动态数据信息的查询浏览功能；对电子档案的降密、解密；电子档案的各种数据统计、卡片和报表制作、输出：数据以其它存储格式导人或导出在线监控等等。

二、科技图书档案管理系统的数据安全

图书档案管理系统提供对每个工作人员进行相应的账号和权限设置，使管理工作责任更加到位规范。系统不但要充分利用系统平台和网络所提供的各种安全机制，还要建立一套自身的数据访问安全管理机制，杜绝档案信息失密的发生。

（一）授权管理机制。用户的访问身份和权限，一般由系统管理员、档案分类管理员、高级用户、普通用户组成：

1．系统管理员：具有数据管理的最高权限，包括设置部门，用户和授权。2．档案分类管理员：由系统管理员设置。可以在自己管理的分类范围内对其它用户授权。3．高级用户：由系统管理员或分类管理员设置。可以具有档案管理的全部或部分权限。4．普通用户：由系统管理员或分类管理员设置。只具有数据的一般浏览、查询。

权限设置一般包括：库结构管理权限，如库字段的增加、删除、修改等；归档与接收管理权限，如设置归档人，档案接收人等。档案数据的管理权限，如数据目录的增加、删除、修改、销毁等。档案原件的管理权限，如原件浏览、原件增加、原件删除、原件下载等。档案的借阅、归还管理权限。档案的统计、报表管理权限等。

同一用户对不同档案分类可享有不同的权限。用户权限可根据实际情况重新分配和回收。