工程项目档案电子化管理与归档

王瑞琮

摘 要：工程项目档案的电子化和信息化将成为必然趋势，做好项目档案的电子化归档与管理，将成为项目顺利开展的必要前提和保障，保证项目电子档案的安全性、适用性和有效性是工作中的重点内容。

关键词：项目电子档案 归档与收集 安全管理 使用与备份

工程项目档案是指在项目建设活动中直接形成的对国家和社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体文件材料。项目档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，直接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至经济效益的产生和提高。而随着现代计算技术、网络技术以及通信技术的快速发展，工程档案的电子化和信息化将成为必然趋势，做好项目档案的电子化归档与管理，将成为项目顺利开展的必要前提和保障。

工程项目档案的电子化管理与归档与传统模式相比，传统模式具有查询效率低，劳动强度大。档案安全性得不到保证，归档和管理困难。而电子化管理有助于提高工作效率。便于查询和检索，提高档案信息的时效性。可一次投入，多次产出，节省费用。便于储存和保管，更可与项目管理软件等新技术接轨，为提高项目管理水平和层次提供必要基础性数据。

两种模式最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同，传统的档案管理利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，存储介质占用的空间也很大。现代化的工程项目管理中OA系统、项目管理软件等先进手段应用日益广泛，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。。

但由于目前现在存在大量病毒木马程序、以及恶意软件的泛滥和知识产权保护的要求，工程项目档案的安全管理显得尤为重要，为确保所使用的项目电子档案的安全性、适用性和有效性,必须要注意如下几个方面的问题：

一、项目电子档案的归档及收集

对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由工程项目领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子资料的归档范围及编号，应与传统档案管理相同，并接口一致，保证档案的连续和完整，避免产生重复归档和遗漏的现象，最大程度的发挥电子档案的功用和优势。归档电子资料同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

由于目前信息产业发展迅速，各种软件众多，升级频繁，所以对信息的共享造成一定困难，为保证信息为相关各方能够顺利共享，也为档案的检索和查询提供必要条件，应尽量采用使用广泛的通用软件，同时尽量采用标准格式的储存方式。

通用软件产生的电子资料，收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数。并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件，应尽量转换成为通用格式，如不能转换，应注明专业软件的名称和版本，如条件许可，收集时必须连同专用软件一并收集。图像、音频、视频、计算机辅助设计或绘图等获得的图形等电子文件应采用标准通用格式，采用非标准通用格式时应加以注明文件属性和使用软件。如果采用EPC项目管理软件系统或其他大型软件系统，运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应注意与电子资料一同收集。

二、项目电子档案的安全管理

项目电子档案的安全管理是整个工作的重中之重，也是顺利开展电子化的必要前提和保障，如果安全管理没有到位，造成档案的损耗必将给整个项目管理造成巨大损失。同时目前网络使用日益广泛，项目管理中又存在经常大量的与相关方进行数据交换和传递，为防止病毒传播，已经木马程序和恶意方窃取档案资料，做好项目电子档案的安全管理将应注意如下方面的问题：

1. 电子资料发放传递

一般电子资料传递发放至相关方，如采用Microsoft office办公软件的电子资料应设置禁止编辑权限，以避免造成无授权权限相关方进行修改编辑。重要及有版权要求电子资料发放及传递应报请有审批权限的领导进行审批，同意后方可进行发放传递，文件形式应采用pdf格式。PDF格式文件目前已成为数字化信息事实上的一个工业标准。它的优点在于跨平台、能保留文件原有格式（Layout）、开放标准，能免版税（Royalty-free）自由开发PDF相容软件。PDF文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中。该格式文件还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息，支持特长文件，集成度和安全可靠性都较高。

传递时应使用许可证形式进行加密，以限制无授权权限相关方进行编辑、复制及打印文件内容。重要电子资料发放至相关方应进行纸张文件进行签收确认，条件许可情况下逐步开展电子签名进行签收确认。特殊软件产生的非通用格式文档传统时应尽量转换成为通用格式，以避免相关方无法使用的现象。

2.项目电子档案的使用及备份

保存项目电子档案的计算机应专人使用和管理，并应设置登录密码，以限制无权限人员和单位使用，并根据需要定期不定期修改登录密码。

项目电子档案应放置在计算机硬盘的非主引导分区，并设置专门文件夹进行分类储存。计算机均应安装杀毒软件，并及时更新。

项目电子档案应最好每周一次备份至专用移动硬盘，每月刻录光盘进行备份，当收录大量资料和根据工作需要，应及时进行备份。备份应由专门管理人员负责，相关负责领导应对备份情况进行抽查。

已经归档及备份电子资料进行销毁及删除应报请有权限的相关领导进行审批，同意后方可进行销毁或删除。◆

参考文献：

Adobe Acrobat 7.0 Classroom in a Book （美）Adobe公司 翻译李佩乾 人民邮电出版社

Microsoft Office Project 2007 Step by Step (美)Carl Chatfield;Timothy Johnson 翻译汤涌涛 清华大学出版社

建设工程信息管理 机械工业出版社 李晓东 张德群