电子文件归档工作的思考

李红升

摘 要：在现代化的今天，大量电子文件的产生，档案工作者将如何对电子文件进行保存，保证电子档案的真实性，档案工作者要不断探索。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展应采取积极措施，抓好知识更新，以适应信息技术发展的需要。

关键词：电子文件的特点 与纸质档案的区别 存在的问题 对策和措施

信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变在形成、传递、存储和利用等方面也发生了本质的变化。

一、电子文件的特点

1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。

2.办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，如文件的起草、定稿、归档等过程都在计算机上进行，人们可以根据需要随时对文件信息进行复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。

3.电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。而电子计算机软硬件技术的不断更新换代，使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。

4.应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，电子文件以计算机为载体，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。

二、电子文件与纸质文件的区别

1.纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，人们可从这些信息上确认文件的原始性。

2.电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。

3.电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。

三、电子文件归档存在的问题

1.纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。由于电子文件产生不久，档案工作者对电子档案的归档、管理还处在探索阶段，而电子文件对计算机系统的依赖性强，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

2.电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。

3.电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。

4.电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。目前 电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

三、电子文件归档应采取的措施

1.推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

2.电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的，随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

3.电子文件从形成到归档利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的真实性。因此，建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。因此，一开始就明确由谁进行收集、整理，如何归档等制度，这是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。

4.做好电子文件归档工作，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能，维护电子文件的凭证作用，它有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及相关法律的建立和完善，还需要建立一整套科学、合理、严密的管理制度，从各个环节堵塞信息失真的隐患，这些都是维护电子档案凭证作用的重要措施。

5.电子文件档案一般应采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。

6.电子文件，从理论上讲能够长期保存，不易磨损，不怕外界磁场的影响，不会受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子档案形成时间短，缺乏实际贮存的经验，所以，电子档案中原始信息要长期保存，需要定期进行复制，以防止信息损失。

7.提高档案管理人员的文化素质，使电子档案管理向立体化方向发展，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养档案管理人才，要使档案管理人员不断“充电”，不断补充“能量”，以求适应。

参考文献：

①王宇晖：《21世纪数字档案馆发展之我见》，《档案与建设》2000年第3期。

②方燕：《数字档案馆的研究与开发》，《档案学通讯》2001年第5期。

③张新：《也谈档案数字化》，《档案学》2003年第1期。

④北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。