对学校档案内容与管理的思考

张瑞芬

学校档案是学校历史延续的印记，是发展进程的见证，是学校历史的外在标识，是师生生活的真实缩影，它承载着学校发展的物化成果，它积累着办学的传统并不断丰富着学校的内涵。学校档案是反映学校发展历程的无言碑、记载历史的教科书，学校档案记录着学生的重要人生轨迹和教师的重要成长历程，同时为今天的师生成长提供借鉴，为学校教书育人提供参考，为领导决策提供服务。一所学校，如果能把自己历年工作实绩的所有资料，全面系统地划类归档，建立起规范化的学校档案，对进一步加强和改善学校管理，全面贯彻教育方针，提高教育教学质量，有着极其重要的意义。

一、学校档案管理的内容

1. 学校行政管理方面：校史及学校平面图、建筑图纸；上级的文件、通知及有关批复；工作计划、总结及大事记；各种规章制度、会议纪录及有关决定；固定财产登记表、统计报表及财务资料；受各级各部门表彰情况及证件；历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。

2. 教育教学管理方面：教导处、教研组、政教处及团队组织的工作计划、总结；每学期教师任课情况安排表；每学期期中期末考试、各类学科竞赛及每学年升级、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册；不同版本的教材、教参；历年所订主要报纸、杂志；图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施（含自制软件）的登记册；学校和教师辅导学生竞赛获奖证书和在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的（含广播、电视）报道本校事迹的新闻、通讯、经验材料；完整的义务教育档案资料等。

3. 教师管理方面：逐年逐学期教职员工的花名册及基本情况登记表；逐月逐日教职员工的考勤原始记载；教师在校级以上（含校级）进行示范课、观摩课、教改实验汇报课、新教师转正定级公开课的教案及评教记录、指导意见及结论；教师在县级以上有关会议交流过但未发表过的经验材料；每学期教师的学科教学计划及班主任工作计划；教职员工的年度工作总结、学生评教材料及教师考核评定材料；学历不合格教师的文化、业务进修资料及学历合格教师的继续教育资料；逐学期填写的《教师业务档案》等。

4. 学生管理方面：每学年的分年级分班学生花名册及基本情况登记表；学籍登记表（学籍卡或借读卡）；转学、休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记；学生体检登记表及体育达标成绩测查表；学生奖惩情况登记表；小学升初中的学生去向及初中毕业生花名册、毕业证存根、毕业生合影、毕业生去向等。

二、档案管理的方法

1. 人人树立档案意识。一个学校能否把档案建起来，并管好、用好，关键是领导。校长重视档案建设，善于用档案资料统管学校各项工作，是做好档案工作的根本保证。校长重视了，就必然会要求全校教职员工人人树立档案意识，在日常工作过程中养成积累资料的良好习惯，避免平时不注意收集保存，遗失了，期末交不回档案室，入不了档。

2. 校校设立管理人员。一般地说，12个教学班以上的中、小学，在不增加编制的条件下，尽可能设档案专职管理人员（如聘用有一定管理能力、工作认真负责、身体健康的离退休教师），其他规模较小的学校可设兼职管理人员。要制订管理人员职责和管理制度，除建好、管好、用好档案资料等内容外，要特别注意在管理人员变更时，做好交接工作，防止人员变、资料丢的混乱现象。

3. 件件资料分类入档。档案资料，通常一学期收集整理一次。对所收集的资料，在入档前一定要进行审查整理，认真鉴别，决定取舍，然后系统地分类、分项、分卷装入档案袋。一般中小学要建立档案柜，档案袋入柜存放；12个教学班以上的学校，凡有条件的都要建立档案室，档案室除放置档案柜存放文书资料等档案袋外，还要陈列、存放学校有史以来保存下来的有价值的珍贵实物（如奖旗、奖杯、奖匾、奖品，用过的校牌、校旗、国旗等）和报纸、杂志、教材、试卷等不能入袋的资料。

4. 事事处处注意“四性”。即档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。档案资料不能兼收并蓄，把凡是收集到的东西统统塞进档案袋里。即使入档的资料，也要标明保存期——“永久”、“长期”或“若干年”。

总之，建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量……只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。