浅谈高校会计电算化内部控制

陈清毫

一、高校会计电算化内部控制的现状

1、会计电算化是会计进入信息化的基础，是高校领导层决策的重要依据，是会计体制改革的突破口。从总的情况看，经过多年的实践和改进，会计电算化的形势和基础都比较好，基本完成手工会计记帐向电脑会计记帐的转变。随着新的会计电算化软件的应用，会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，融管理、计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统。各级各部门都广泛应用会计软件，实现了从DOS平台迅速向Windows平台转变；后台数据库正逐渐由XBASE数据库向互联网络数据库转变。

2、从会计系统的情况看，会计电算化培训工作跟不上需要，操作人员素质有待提高。部门管理不够科学，安全，相应的管理措施明显与现实不符，存在漏洞；优质商品化的会计软件少，性能不完善，缺乏兼容性，致使重复开发过多，造成资源浪费；会计软件频繁升级；当前会计软件无法满足会计数据保密性的要求；先进的计算机技术在会计电算化中未充分应用，商品化软件开发推广与实际应用存在差距。因此，高校财务系统会计电算化的这些现实说明，高效、务实、安全、稳定的会计电算化系统，任重道远。

二、高校会计电算化内部控制存在的主要问题

1、高校对会计电算化工作重视程度不够

目前在有些地区高校会计电算化开展的程度非常低，究其原因，其中一个重要因素是单位部门领导和会计人员对会计电算化工作的重视程度不够。部分领导存在着一种“重硬轻软”的思想，重视对硬件的投资而忽视对软件的投入，甚至有些单位使用盗版的财务软件。部门会计人员也认为会计电算化是一个形式，以至于有些高校花钱买了软件却没有真正使用好。事实上，实现会计电算化不仅仅是记账技术的革命，而且对于会计学科本身也是一次大的革命，可以使会计人员能从繁琐的记账、算账、报账的苦海中解脱出来，将更多的时间和精力用于资金管理、资金分析、资全评测中，进一步深化会计职能。

2、财务软件没有体现内部控制观念

现行的财务软件虽然具有操作员权限限制功能，但是可以设置几个不同的操作员，通过转换操作员姓名来进行不同的会计操作，从而使得权限管理形同虚设。例如，记账凭证录入人员可以通过改变操作员姓名对凭证进行审核，使审核功能流于形式。另外，各功能模块之间缺乏牵制，即使“明细账”和“总账”不符，也依然可以报出财务报表这样轻则易造成财务信息错弊，重则会造成违反财经法规现象的发生，给学校经济管理带来隐患。

3、数据的保密性和安全性差，存在许多安全隐患

目前，我国高校会计电算化面临以下风险：(1)实际操作中存在风险。主要表现在制订措施不全或缺乏有效监督，导致玩忽职守的现象时有发生；(2)计算机维护过程中存在风险。如缺乏必要的防病毒意识和措施，对利用计算机犯罪知之甚少，缺乏相应的控制措施；(3)会计档案形成和保管过程中存在风险。如没有及时备份、或备份数据没有定期检查，凭证、账簿没有及时打印等。

4、财务信息网络化使得利用计算机犯罪成为可能

实行网络管理后。单位会计资源实现共享，这就给予某些通晓网络知识且别有用心的人利用计算机犯罪提供了机会。再则，计算机对磁场、灰尘、过高或过低的温度十分敏感，可能会因此导致计算机出现错误，出现丢失或破坏数据的现象。如果不对计算机系统实施特别的安全监控措施，会计数据的可靠性和完整性就无从谈起。

5、缺乏合格的会计电算化专业人员

由于会计电算化是一门融计算机学、管理学、会计学、信息学于一体的边缘学科，虽然大多数会计人员已接受计算机等级培训，但与实际应用还有较大的距离，具体表现在以下几个方面。1复合型人才欠缺。目前既懂会计又熟悉计算机的人员相当少，这势必会影响我国高校会计电算化的进程。2会计电算化培训内容滞后。计算机的发展可以说是日新月异，在短短的几年时间内，硬件和软件操作系统都发生了质的变化，而目前的教材却是几年前的，会计人员通过培训所学的知识回去后却无用武之地。3会计人员的后续教育中缺乏会计电算化由容。会计人员的后续教育中，并没有将会计电算化作为一项内容来培训，致使会计人员缺乏再培训和定期考核的机会。

三、强化高校会计电算化内部控制的措施

1、加强高校会计电算化系统的内部控制

会计电算化的应用使会计核算和会计管理的环境发生了变化，给高校的内部控制带来了许多新问题，因此，建立一套适应高校会计电算化系统的内部控制制度势在必行，可以把高校电算化内部控制分为管理控制和日常控制。

管理控制主要是对计算机会计系统涉及的各个部门和人员而言的，通过管理控制，可以使各个岗位各司其职，协调和理顺他们问的关系，使舞弊和犯罪的几率减少到最低。它包括：(1)建立科学完善的内部组织机构，如：可设置会计主管、微机操作、审核记账、系统维护、数据分析等岗位，形成相互稽核、相互监督、相互制约机制；(2)完善系统操作控制，如：建立完善的计算机操作管理制度，明确职责、操作程序和注意事项，以保证系统的正常运行；(3)加强系统安全控制，如强化密码机制、制定防病毒措施、认真做好数据备份等等；(4)对会计电算化系统应开展全程内部审计。

日常控制是指会计电算化系统运行过程中的经常性控制，目的是最大限度地保证高校财产物资的安全完整，使反映的经济活动情况准确可靠，达到预期的管理控制目标。它包括：(1)采用的会计核算软件应具有防范会计数据输入差错的功能，能够通过平衡关系控制、科目对应关系控制、凭证连续编号控制等来自动检测数据的准确性；(2)系统要有数据必须经审核后才能登账的控制能力，要有防止或及时发现在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施；(3)采取各种输出控制及审批措施，保证打印输出的账本、会计报表及其它会计资料准确无误；(4)妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质，存放地点应防高温、防漏、防尘、远离强磁场，并定期进行检查和复制，坚持双重备份制度，防止会计档案丢失。

2、提高会计人员业务素质，完善各项规章制度

实行会计电算化对会计人员的业务素质提出更高要求，除有较高的专业知识水平外，还要熟练掌握计算机基础知识并正确规范地运用于目常的会计事务中。在实行会计电算化之初，为确保系统安全有序运行，充分发挥计算机的潜能，我们把提商会计人员的计算机水平作为工作的重中之重，制定具体措施，根据岗位分工情况、会计人员掌握计算机知识层面情况，分层次针对性地进行系统培训，在规定的最短时间内取得软件使用上岗证，会计人员都取得中级以上计算机应用能力考核证书。使之成为既精通会计又精通计算机的复合型高素质人才，确保了会计电算化工作的正常运行。同时制定了一系列的会计电算化规章制度，保证硬件、软件的安全运行。

3、高校会计人员与管理者应积极寻求与网络会计的发展趋势相适应

目前，高校会计人员和高校的管理者要以开放的眼光来构架新一代的高校会计电算化系统和现代高校的管理信息系统，并为适应网络会计的需要打下坚实的基础。它将促使会计人员必须懂得信息技术、网络技术、软件开发与设计和软件操作等一系列新的技能和知识。不仅要掌握国际会计理论和方法，而且要有较高的外语水平；不仅要具备有关预测、决策的基本知识和方法，而且应具有较强的逻辑推理和分析判断能力。

4、充分发挥审计人员的监督作用

查错防弊一直是审计工作的一项重要职能，电算化会计信息系统提高了审计人员的工作难度，传统的工作方式已不适应需要。建议审计人员对付计算机舞弊可以从两个方面着手：一是根据财经法规。通过对会计资料的直接审计查出会计信息错弊；二是通过审核和评估内部控制系统，对数据处理的重要环节和流程进行检测，发现系统的弱点和不足，提请被审计单位改善，同时通过完善内部控制系统来预防、查处计算机舞弊活动。

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总之，随着计算机在会计工作中的普及，高校对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时，也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。因此，要不断地深入研究，促使电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善，真正做到保证会计数据的可靠性和真实性。