电子采购效用模型研究

　　摘 要：电子采购是采购领域的一场革命，给企业带来巨大影响。本文分析了电子采购的三个主要作用：降低总采购成本、改善采购方—供应商关系、提升采购部门的控制力及参与决策的能力。基于这些作用的分析，建立电子采购效用模型，试图为企业理解与分析电子采购的作用提供概念性框架。
　　关键词：电子采购；流程；作用；效用模型
　　中图分类号：F253.2 文献标识码：A
　　
　　随着互联网技术的发展，企业开始将网络技术应用于采购中，进行电子采购。电子采购类似于一场革命，给企业带来了很大的变化。而我国一些企业对电子采购的功能与作用缺乏正确、清晰的认识。本文对电子采购的效用进行研究，并提出电子采购效用模型，以期为理解电子采购的作用提供一个概念性框架。
　　
　　一、电子采购
　　
　　电子采购是指在部分或整个采购过程中使用集成的（通常基于网络）交流系统，从而将采购流程集于一体的一种过程[1]。根据采购过程中电子技术的使用范围，电子采购可以分为两个层次：较低层次的电子采购和较高层次的电子采购。较低层次的电子采购只在部分采购过程中使用电子技术，如电子商情、电子贸易、电子合同等；而较高层次的电子采购利用Internet能够进行几乎全部的采购活动，即基于网络将采购相关的信息流、商流、资金流和部分物流完整地实现。
　　电子采购有三种主要的模式，即买方模式、卖方模式和第三方模式。买方模式即由买方建立维护相关的网络和数据库，这种模式广泛应用于由少数几家大型买方主导的行业，如航天、汽车、零售等行业；卖方模式即由卖方建立、维护相关的网络和数据库，这种模式比较适用于小采购方和一次性采购；第三方模式即采购方和供应商通过第三方网站进行采购业务。
　　
　　二、电子采购流程
　　
　　广义的电子采购存在于采购流程的每一个步骤中。概括地讲，采购流程包括定义需求、选择供应商、制定与执行合同、评价供应商四个阶段。在定义需求阶段，采购专家和供应商进行早期参与，企业内部组成跨职能团队，制定采购规格。这一阶段的电子采购可称作“电子设计”，买卖双方通过实时信息共享，制定采购规格。电子设计有利于采购企业与供应商之间以及采购团队成员之间的信息共享，从而可降低规格制定过程中的复杂性，消除不必要成本，而且可缩短产品投放市场的时间，加快响应市场的速度。
　　选择供应商阶段包括供应商资格预审、向潜在供应商提出要求以及最终的供应商选择。互联网的使用可为其中的每一步提供帮助，这一阶段的电子采购可称作“电子寻源”。电子寻源的一个典型例子是通用电气（GE）的交易过程网络（TPN：Trading Process Network）。在这个网络中，采购方在网上提出采购要求，通过资格预审让供应商进入网络，供应商从中下载采购要求并提交报价，采购方衡量报价，最终向出价最低的供应商订货[2]。
　　制定与执行合同阶段，包括与供应商谈判、签订合同、制定订货流程及交易流程、执行合同。其中的每一步都涉及到互联网的使用，这一阶段的电子采购可称作“电子合同”。
　　采购过程的最后一步是供应商的评价及评级，这一步需要大量的数据，电子采购系统可以为采购企业提供数据库，既包括总量方面的数据，又包括供应商表现的详细记录，企业从中提取数据，从而对供应商进行有效的评价，这一阶段的电子采购可称作“电子评价”。
　　为了确保电子采购在每一步中的有效实施，企业需要有相应的支持系统，例如建立专门的培训部门，培训使用者如何使用电子采购系统；或举行定期研讨会，讨论如何更加有效的实施电子采购；或建立专门的服务中心提供综合服务。
　　
　　三、电子采购的作用
　　
　　电子采购会给企业带来多方面的影响，最主要的影响体现在三个方面，即对总采购成本、采购方—供应商关系以及采购部门特征的影响。总的来说，电子采购可以降低总采购成本、改善采购方—供应商关系、提升采购部门的控制力及参与决策的能力。
　　1．电子采购降低总采购成本
　　采购成本主要包括物料成本、过程成本、存储成本和缺货成本四部分。电子采购可促使每部分成本的降低。物料成本主要取决于采购价格，在电子采购系统中，一方面电子寻源可以在更广泛的供应商范围中进行，增强了采购产品的可获性；另一方面电子采购可增强采购透明度及内部“服从性”，改善对管理信息的控制，促使需求信息的集中，从而有利于集中采购。这两个方面都可以提升采购企业在采购方—供应商关系中的地位，增强其话语权，提升议价能力，促使采购价格的降低，从而降低物料成本。据美国权威市场研究机构AMR的研究，电子采购可节约10%—15%的物料成本[3]。
　　采购总成本的很大一部分来自处理订单相关的过程成本，过程成本主要包括人力成本、办公费用、差旅费用、信息传递费用等。采用电子采购，首先可以省掉传统有纸化采购中的许多文书性工作，节省了大量的人力成本；其次，电子采购系统具有严格的规格标准，减少了采购过程中错误的发生，也增强了使用人员的“服从性”，从而减少过程成本支出；再次，电子采购促使采购企业在采购方—供应商关系中地位的提升，增强话语权，也在一定程度上降低了过程成本。美国国家采购管理协会（NAPM）的研究显示电子采购使一份订单的平均费用从150美元降低到30美元[3]。
　　存储成本是采购成本的一个重要组成部分，一般占库存货物价值的25%左右。据有些人估计，史坦普（S&P）工业企业的平均库存量是5亿美元或60天的供应量，维持这一库存量的成本占公司总成本的20%—40%[2]。电子采购促使交易双方实现了实时信息共享，一方面可以使采购方的需求迅速传到供应商那里，另一方面也可以缩短采购周期，这两方面的作用都可以减少企业库存量，从而促进存储成本的降低。戴尔电脑公司在降低存储成本方面做了很好的典范，麦克尔•戴尔（Michael Dell）说过：将每日需求量与供应商的供应联系起来对于公司的成功是非常关键的，这种联系缩得越短越好。当今我们已经进入有利于信息传递的科技时代……我们将这一过程称作拿库存换信息[4]。戴尔公司将“拿库存换信息”作为基本的运营理念，通过电子采购系统将库存缩减到8天的供应量，比S&P工业企业的平均库存量低87%。
　　缺货成本是指由于存货耗尽或供货中断等原因而不能满足生产经营正常需要而造成的经济损失。电子采购使供需双方的联系更加紧密，实现实时信息传输，供应商可及时了解到采购方的需求，进行及时供货，减少了因缺货带来的损失，在一定程度上降低了缺货成本。
　　2．电子采购改善采购方—供应商关系
　　采购方—供应商关系的增强具体体现在两个方面：一是双方关系更加密切；二是双方之间的信任得到加强。电子采购加强了供需双方之间的交流能力，促进了信息共享。此外，电子采购使采购过程更加透明化，改善了合同履行情况，增强了采购方的话语权，也提升了供应商交付货物的精确度。以上这些方面都有助于增强采购方—供应商关系。
　　3．电子采购提升采购部门的控制力及参与决策的能力
　　电子采购促进了总采购成本的降低以及采购方—供应商关系的加强，这使企业内部人员认识到采购部门对采购起到促进作用而不是阻碍作用，提升了对采购部门的认同；而且，采购部门通过为电子采购系统的使用者提供培训、服务等，增强了使用者在使用电子采购系统时的“服从性”，也提升了采购部门的地位与声誉，从而提升了采购部门的整体控制力；此外，电子采购使采购部门从大量文书性工作中解脱出来，有更多的时间参与到更具战略性的活动中去。据统计，从采购过程所需但又不能创造价值的活动中解脱出来，采购部门每个月可以多获得6到8天的时间来进行更具战略性的活动[2]，这在一定程度上提升了采购部门参与战略决策的能力。
　　
　　四、电子采购效用模型
　　
　　通过上述对电子采购流程及作用的分析，可以构建电子采购效用模型，具体模型见图1。
　　
　　五、结论及启示
　　
　　本文在分析电子采购流程和作用的基础上构建了电子采购效用模型。电子采购渗透在采购流程的每一步中，从定义需求阶段的“电子设计”，到选择供应商阶段的“电子寻源”，再到合同制定与执行阶段的“电子合同”，最后到供应商评价阶段的“电子评价”。通过每一步的渗透，电子采购对企业产生重要作用，主要作用有三方面：降低总采购成本、改善采购方—供应商关系、提升采购部门的控制力及参与战略决策的能力。电子采购效用模型即是在以上分析的基础上构建起来的。
　　电子采购虽然处于发展的初始阶段，但其发展潜力巨大，也给企业带来了多方面的影响，企业应该正确理解与分析电子采购的作用，从而采取有效的策略推动电子采购的实施。
　　
　　作者单位：中国石油大学（华东）经济管理学院
　　
　　参考文献：
　　[1]Simon Croom，Alistair Brandon-Jones．Impact of E-procurement: Experiences from Implementation in the UK Public Sector[J]．Journal of Purchasing & Supply Management，2007，(13)：294-303.
　　[2]William D. Presutti Jr．Supply Management and E-procurement: Creating Value Added in the Supply Chain [J]．Industrial Marketing Management，2003，（32）：219-226.
　　[3]张志勇，李斌，宏卫东等．电子采购成本节余指标的计算方法及其应用问题研究[J]．中国市场，2007，（7）：90-94.
　　[4]Dell M．Direct from dell[M]．New York: Harper-Collins，1999：36，188.