全面加强奥运档案工作 留存珍贵奥运文化遗产

张益民

2004年奥运档案工作在北京市全面展开。5年来，在北京市委、市政府，奥组委正确领导下，北京市档案局（馆）以在历届举办城市中留存最完整、最齐全、最系统的奥运档案为目标，加强与相关主管部门密切合作，深入动员全市档案部门广泛参与，共同推动奥运档案工作的发展，为留存珍贵奥运档案遗产，作出了积极的贡献。

一、奥运档案工作认识到位

奥运档案是奥运会、残奥会筹备、举办过程中奥组委委内各部门，竞赛场馆、非竞赛场馆、开闭幕式运营中心等专门机构，以及相关部门和地区直接形成的各种门类和载体的历史记录。奥运档案集中反映了北京奥运会筹备、举办的全过程，是奥运文化遗产的重要组成部分。留存齐全完整的奥运档案可以为本届、今后奥运会、残奥会的举办提供依据，为后奥运期编史修志等工作提供第一手材料，对国际奥林匹克运动具有重要推动作用。尤其对我国来说，首次举办奥运会，又赋予了奥运档案不可复制的特殊价值。另外，奥运档案还是城市建设与管理，重大活动筹办的翔实凭证和重要参考，亦可以使后人充分了解“百年奥运，中华圆梦”的完整过程，弘扬中华民族精神。

奥运档案工作与其他重大活动相比，具有时间长、内容广、数量大的特殊性。“时间长”是指奥运筹备期长达七、八年，要把这么长时间各相关机构产生的档案都收集齐全，任务非常艰巨。“内容广”是指档案形成部门众多，大大超出了以往重大活动的规模和范围，可以说是一个系统工程，哪一个环节奥运档案收集不全都会影响奥运档案的整体质量。同时在档案收集、移交方面还打破了地域特点，这其中既涉及京内各场馆档案又涉及京外各赛区形成的档案。“数量大”是指与以往的重大活动相比，奥运会产生的档案数量非常大。另外，档案种类繁多，如文书档案、声像档案、电子文件、工程档案、会计档案、实物等各门类档案都会涉及，同时还有筹办机构的临时性特点，一旦奥运会结束，人员将很快撤离，这些都给档案工作带来一定的困难。

为此，近年来，北京市档案局（馆）利用召开各种工作会议、编制工作规划计划、制发规范性文件、组织教育培训等不同形式，广泛宣传奥运档案工作的重要意义，不断提高各级档案部门和主管部门的档案意识，增强做好奥运档案工作的自觉性和主动性。回顾这几年工作实践，相关筹办机构、部门对奥运档案工作给予了高度重视与支持，一方面是领导们自身档案意识强，另一方面也是与档案部门持续不断的奥运档案工作重要性宣传引导分不开的。同时在这几年的奥运档案工作中，档案从业人员所表现出强烈的责任心和使命感、克服各种困难，加班加点努力工作的拼搏精神，充分体现出对奥运档案工作重要意义深刻理解，并很好地转化成工作实际中的自觉行动。

二、奥运档案工作措施有力

自2004年以来，北京市档案局（馆）根据奥组委对奥运档案工作的要求，针对奥运档案形成特点，及时制发规范性文件，加强政策引导，打破常规，采取一系列强有力措施，不断强化奥运档案工作。

（一）加强对奥运档案工作的宏观部署。几年来，北京市档案局（馆）始终将奥运档案工作作为重中之重的任务，加强纵深部署。一是将奥运档案工作作为一个部分，写入了《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》。二是在每年的北京市档案工作会议上，都把奥运档案工作作为一项重点工作予以布置，提出相关任务和要求。三是局馆党组定期听取奥运档案工作汇报、召开专题会，及时研究解决奥运档案工作中遇到的问题和困难，有力地保证了档案工作的健康发展。四是在以往工作基础上，为使奥运档案工作更多地体现有特色、高水平，在奥运决胜之年提出更高的工作目标：即在历届举办城北京市中留存最完整、最齐全、最系统的奥运档案，使各机构、各部门瞄准这个目标，倾力做好奥运档案工作。五是与奥组委秘书行政部以及奥运工程建设主管部门建立协调机制，根据场馆工程建设情况和运行情况，联合召开会议，研究问题、部署工作，保证了档案工作有序发展。

（二）注重奥运档案工作规章制度建设。北京市档案局（馆）针对奥运档案工作实际需要，依据档案法律法规和标准，联合奥组委秘书行政部、 北京市“2008”工程办、“2008”环境办、北京市规委、北京市建委等主管部门制发了一系列有关奥运档案工作的文件和规章制度，据统计，2004年2月—2008年5月，以联合制发或配合奥组委秘书行政部制发等不同形式，共出台涉及奥运整体工作的文件和较为重要的规章制度30余个。这些文件和规章制度覆盖了奥组委委内机关、竞赛场馆、非竞赛场馆、奥运工程建设、环境建设、保障运行等方方面面的档案工作，既有涉及奥运档案工作机制、档案归属、机构设置以及队伍建立等重点问题的政策、规范，又有具体到各种门类和载体奥运档案的收集、整理、保管、移交等各个环节档案工作的统一标准和要求，完备的制度体系有力促进了奥运档案工作规范有序地进行。

（三）强化对奥运档案工作的监管职责。北京市档案局（馆）联合主管部门，通过定期召开相关会议，组织档案工作检查活动等管理手段，不断加大对各个方面奥运档案工作的监督指导力度。2004年以来，我局馆每年都与奥组委主管部门、北京市“2008”工程办、北京市规委、北京市建委联合召开奥运工程档案工作会议，总结部署工作，表彰奥运工程建设先进单位，有力推动了奥运工程档案工作的发展。同时每年都安排对奥运工程项目、筹备机构档案工作实地检查活动，现场反馈意见，督促受检单位整改，取得了很好效果。如2007年奥运工程决战之年，我局馆与北京市“2008”工程办、北京市规委组成联合检查组，对161项奥运工程项目、500余个参建单位的档案工作进行了全面检查，检查组共抽查了奥运工程各参建方的35万件档案资料，促进了建设单位和参建单位重视并按规定做好奥运工程档案工作。

（四）派驻人员直接管理奥运场馆档案工作。奥组委委内部门、竞赛场馆、非竞赛场馆、开闭幕式运营中心是产生奥运档案的重点部门，在奥组委秘书行政部的支持下，北京市档案局（馆）以过去重大活动档案工作中前所未有的力度，从本局馆和区县档案局（馆）先后抽调、推荐了47名专业人员分别到奥组委机关、24个竞赛场馆、13个非竞赛场馆、开闭幕式运营中心、北京市“2008”工程办和环境办等奥运筹办一线，专门负责这些机构档案的收集、整理、保管和向北京市档案馆的移交工作。分别成立督导组、检查组，对这些重点部门奥运档案工作实行统一指导、统一培训、统一检查以及档案的统一进馆验收，使文件归档与档案移交进馆一体化运作，减少环节，提高了效率。同时，还从各处室调剂23套计算机、打印机、档案柜，配备到竞赛场馆，为竞赛场馆档案工作的开展提供了必要条件。

（五）监督指导北京市相关单位做好涉奥档案管理工作。北京市有40多个委、办、局、总公司（集团）等部门承担着奥运会环境建设、接待服务和城市运行保障任务。几年来，北京市档案局（馆）不断加大对这些单位奥运档案工作的监督指导力度，督促其依法做好涉奥档案的收集与管理工作。一是通过“十一五”档案事业发展规划、每年的全市档案工作计划，提出任务及要求；二是明确了这些市级单位涉奥档案的流向，规定各市级单位产生的涉奥文件先向档案室归档保存，待到移交进馆期限后随其他文件一并向北京市档案馆移交；三是通过档案执法检查、业务指导与培训等手段，督促这些单位做好奥运档案工作。目前，承担奥运任务的市级单位或是专门制定了奥运档案的归档范围和要求，或是专门召开会议部署这方面的工作，或是档案部门人员直接到奥运任务承办机构做档案工作，确保了涉奥档案的齐全完整。

三、奥运档案工作成效显著

一分耕耘，一分收获。在各级领导的重视支持下，在档案部门不懈努力下，前一时期北京市各奥运机构在筹备工作所形成的奥运档案做到了及时收集，规范整理，妥善保存和有效利用。

（一）奥组委机关档案得到了妥善保管。奥组委秘书行政部认真履行监督指导职责，坚持归档情况通报制度，不断强化归档工作。委内各部门认真执行归档责任制度，每年都按时完成各类文件材料的归档任务。北京市档案局（馆）根据奥组委关于档案验收移交工作有关规定与要求，采取归档与验收同步进行的方式，直接控制归档文件质量，为确保已形成档案的安全， 2007年以前的奥组委机关文书档案已移至北京市档案馆保存。

（二）各竞赛场馆测试赛与档案工作同步进行。2007年8—12月份有17个竞赛场馆承担了27项“好运北京”测试赛任务，全部完成归档、验收工作，12个竞赛场馆的档案已接收进北京市档案馆。2008年1-6月份有14个竞赛场馆承担20项测试赛任务，截至6月底，10个场馆已完成档案的收集整理工作，7个场馆的档案已经通过进馆验收。

（三）非竞赛场馆档案工作全面启动。2008年一季度，随着非竞赛场馆组建运行，目前13个非竞赛场馆都有专人负责档案工作，成立了督导组专司监督指导工作，各场馆已完成归档制度建设，并相继开展前期运行所形成档案的收集整理工作。

（四）开闭幕式运营中心档案工作得到强化。鉴于开闭幕式运行中心档案的重要价值，北京市档案局（馆）在该中心派驻了一个由3名专业人员组成的档案工作组，在中心主管领导重视支持与各部门的配合下，档案收集工作与开闭幕式筹备工作同步进行，截至2008年6月，共计收集纸质、电子、照片等不同载体档案6万余卷/件/张。

（五）奥运工程档案陆续移交北京市城建档案馆。截至2008年5月底，顺义奥林匹克水上公园等62个场馆建设项目（包括新建场馆、改扩建场馆、临建场馆以及训练场馆等）和103项北京市政配套设施工程（包括燃气、自来水、中水、电力、道路等）档案已接收进北京市城建档案馆。

（六）奥运档案已发挥了很好凭证和参考作用。翔实的奥运工程档案成为工程建设、项目审计的重要依据，奥组委机关档案在保证奥运筹备工作高效、协调发展以及促进部门业务基础建设等方面功不可没，各场馆形成的档案在后续举办的测试赛中发挥了很好的参谋助手作用。同时，完整的奥运档案在过去举办和正在筹办的奥运主题展览中充当着主角。

回顾奥运档案工作取得的成绩，我们深刻感到，一是得益于于北京市委、北京市政府和奥组委领导的重视与支持。北京市委、北京市政府将奥运档案工作列入政府五年专项规划，自2005年以后连续4年把奥运档案工作列入了《奥运会前北京市政府重点工作倒排工期折子工程》，纳入了北京市政府奥运筹备工作的监管范围。中共中央政治局委员、北京市委书记刘淇同志在奥运工程现场调研会议上，要求建设单位对施工每道工序、节点都要做真实、准确的记录，以保证工程建设全过程档案材料的完整。奥组委执行副主席刘敬民曾先后两次主持召开奥组委办公会，研究、听取奥运档案工作情况汇报，提出相关要求。二是得益于国家档案局的监督指导。2005年国家档案局对北京市档案工作进行执法检查时专门检查了奥运工程档案工作，在今年全北京市档案工作会议上，杨冬权局长专门对北京市做好奥运档案工作提出四个方面的要求。三是得益于借重主管部门力量，形成了齐抓共管的良好局面。特别是北京市档案局（馆）与奥组委秘书行政部的密切融合，对奥运档案工作进行统一部署、统一监管，起到了中枢作用，取得明显效果。同时，我局馆与北京市2008工程办、环境办也有良好的合作，共同推动了奥运工程建设和环境建设档案工作的发展。四是得益于在奥运档案工作中敢于突破常规，创新管理方法。档案局(馆)派人直接管理核心部门的档案，由被动接收转变为主动收集，从源头上确保了奥运档案的齐全完整与系统。

四、奥运赛时档案工作准备充分

随着奥运会、残奥会开幕之日的临近，奥运档案工作已进入关键时期。奥运会举办期间形成的档案在全部奥运档案中占有举足轻重的地位。做好奥运赛时档案工作既是对以往工作机制和管理方法的实际检验，又是对档案部门能力的考验。为此，北京市档案局（馆）在奥组委秘书行政部领导的大力支持下，根据赛时工作特点，以奥运举办期间档案收集工作为核心任务，以前一时期奥运筹备档案工作为测试手段，以确保赛时档案齐全完整为根本目的，在进入2008年奥运决胜之年之后，采取了一系列办法，强化奥运会主要赛事承办部门档案工作，为保证举办期间档案工作有序开展做了充分的准备。

（一）进一步强化归档责任制。为保证档案工作三级责任制落实，将奥组委委内机关实行的签署归档责任书这一行之有效作法延伸到竞赛场馆和非竞赛场馆，责任书规定了场馆档案工作目标、内容与责任追究，明确了归档内容、期限和份数，并由场馆主任签字认定。目前督导组已全部完成了24个竞赛场馆、13个非竞赛场馆归档责任书确认和签订工作。

（二）认真总结前一时期奥运场馆档案形成、收集情况，根据赛时特点，竞赛场馆督导组以竞赛业务部门文件归档为重点，进一步细化了奥运会竞赛场馆文件材料归档范围，非竞赛场馆督导组针对不同场馆形成档案的差异性，逐一确定了各场馆的文件材料归档范围。

（三）针对奥运会、残奥会赛后工作人员撤离的情况，为确保档案不散失，在各场馆实行了《北京奥组委档案移交确认单》制度，建立了起可控机制，即没有奥组委档案主管部门归档工作的确认文件，相关人员不得办理调离手续。

（四）考虑到赛时档案收集、整理与移交工作的繁重性，北京市档案局（馆）制定了2008年奥运会（残奥会）档案接收工作预案，为赛时档案整理、验收等工作开展，在人员、场地、设备等各方面预先作出了细致的安排。

在奥运会召开倒计时进入50天之后，为激励派驻奥运一线的全体档案人员以更加旺盛的斗志，完成好奥运会举办期间的档案工作，北京市档案局（馆）局（馆）长陈乐人、副局（馆）长姜之茂连续走访奥组委委内机关、奥运竞赛场馆、非竞赛场馆、开闭幕式运营中心，慰问在奥运一线工作的档案人员，勉励大家要发扬不怕疲劳，连续作战的精神，以档案收集为重点，把赛时档案应收尽收。我们相信，在北京市委、北京市政府，奥组委的领导下，在全市档案部门共同努力下，在奥运会历届举办城市中留存奥运档案最完整、最齐全、最系统的既定目标一定能够实现。

作者单位：北京市档案局