给你的报表加把锁

裴亚杰

小李是公司的办公室文秘，经常要做各种各样的报表。每次他完成初稿之后，就要将报表共享给几个相关部门的领导，请他们审核。在此期间，报表是不允许无关人员浏览的，几个领导中也是某些人可以浏览，某些人可以编辑。而且每次报表被修改后，在最后汇报阶段，小李还得防止大Boss无意中对文档进行误操作。许许多多的小问题，每次都让小李头疼不已啊！

郁闷的小李只好求助于公司Office方面的专家阿达。在了解小李的问题后，阿达立刻给出了一套解决方案，让文档在共享过程中更加安全。

加密文档

首先来解决不让无关人员浏览文档内容的问题，用密码为文档加密就OK了。

和Excel 2003一样，Excel 2007也提供了对整个Excel文档的口令加密功能，而且它的操作更简单、方便。单击“Office按钮”→“准备”→“加密文档”，在弹出的加密文档对话框中输入一个密码即可。无论谁要打开这个文档，都必须通过密码验证才行，这样一来，无关的人员就打不开文档了

限制权限

小李的报表虽然是提请几位领导审核，但只有两位领导可以修改这个Excel文档，而另外几位领导都只有读的权限，那么，小李可以利用“限制权限”的功能来轻松达到目的。

单击“Of f ice按钮”→“准备”→“限制权限”。如果是第一次使用这项功能，系统会提示安装“信息权限管理客户端”，可根据提示去下载文件“WindowsRightsManagement ServicesSP2-KB917275-Client-CHS-x86.exe”安装后设置账户，以后就可以方便地使用“限制权限”功能了。

打开“限制权限”，在弹出的对话框中，针对不同的领导分别设定他们的权限即可（如图）。

以上两个问题解决后，文档就可以共享出来让相关部门负责人来修改和浏览了。

标识最终状态

各位领导审核完成后，小李要将报表提交给大Boss，大Boss会召集副总开会讨论，可是这个粗心的大Boss在文档上指点江山时，嘴上滔滔不绝却忽略了自己那不安分的手指，经常无意间误删一些字词，搞得小李每次都要重新校对，真是崩溃！为了让小李解决这个问题，阿达设计的方案是“标记为最终状态”。

单击“Office按钮”→“准备”→“标记为最终状态”，弹出一个对话框，选择“确定”。这样文档就被标识为最终状态，所有对文档内容操作的菜单和按钮变为灰色，数据变为不可更改状态，无论大Boss如何豪迈地在文档上指点江山，也不用担心误操作的发生。

如果要取消最终状态的标识，只需要再次进行同样的操作，即可解除锁定！

检查文档

如果各位老总讨论没问题，那么下面就该将报表发布给大家了，不过还有一些内容需要检查。比如，在文档编辑过程中，小李会将一些重要的中间数据进行隐藏，可能是一行或一列甚至是一个工作表，最终要发给大家时，可能会忘记它的存在，让重要数据泄露出去。所以，阿达建议小李应该对最终文档进行一下检查，看看是否有什么不妥之处，需要完善。

单击“Office按钮”→“准备”→“检查文档”。在其中可以根据需要选择“批注和注释”、“文档属性和个人信息”、“自定义XML数据”、“页眉和页脚”、“隐藏行和列”、“隐藏工作表”和“不可见内容”7项内容。

单击对话框中的“检查”，会提示我们当前文档存在的问题，我们只需要单击有问题项后面的“全部删除”即可。好啦，按阿达设计的这番方案设置好的文档，已经是非常安全了。这下，小李这个月的奖金又有得拿啦！