高校档案工作与本科教学工作水平评估

张桂兰

近几年来，全国高校的连年扩招，致使办学条件趋于紧张。教育部为使教育质量得到保障，对全国各高校进行本科教学工作水平评估，评估的根本目的在于“以评促改，以评促建，评建结合，重在建设”。本科教学工作水平评估方案虽没提到对高校档案的评估，而随着评估工作的开展，教学评估依赖了大量档案并形成了大量教学评估档案，也就不得不引起人们对“高校本科教学工作水平评估与高校档案工作关系”的探讨。

一、档案是高校本科教学工作水平评估的基础和依据

在高校，档案是学校历史的真实记录，是最令评估专家信服的历史证据。它原样地保留着当时高校档案形成者的历史真迹，如果没有档案作依据，就难以准确地阐明历史事件，难以科学地总结学校发展的历史和规律，任凭高校领导怎样雄辩，评估专家也不会凭空相信。只有依靠档案，专家才能对一个评估单位进行客观、公正、全面地估价。专家组通过实地查看、个别访谈、查阅资料、问卷调查、测试、召开座谈会等形式。对校园建设进行全面细致的了解和分析，最后作出定论。

以我院为例。外交学院于2007年5月28日至6月1日，接受教育部委托的普通高等学校本科教学工作水平评估专家的评估。“在对我院的考察期间，专家们认真阅读了《外交学院本科教学工作水平评估自评报告》；审阅了相关材料；听取了院党委书记秦亚青教授的工作汇报；与外交部干部司召开了毕业生座谈会；观看了学院评建工作宣传片与学生自主举办的‘模拟联合国活动：参观了学院建设发展成就展；考察了8个教学单位和9个职能部门；分别召开了6个专题座谈会；考察了学生晚自习以及图书馆阅览情况；随机听课17门次；抽调评阅学生毕业论文(设计)160份、学生试卷290份、学生实习报告20份；对50名学生进行了基本理论和基本技能的测试。专家组对我院本科教学工作进行了全面、深入、严格的检查。经过考察，专家组对我院本科教学工作给予了高度评价，评估结论为优秀”。

可以说，丰富的档案资源在评估工作中的凭证和依据作用是不可替代的，它直接影响着学校评估工作的过程和结果。离开档案谈评估，是不可想像的，是虚假的。

二、本科教学工作水平评估推动了高校档案工作的开展

通过评估，学校真正把教学当作了中心工作。过去很长时间未能理清的思路理清了，过去长期得不到解决的问题基本解决了，学校教学工作上了一个新台阶，各项工作都前进了，学校真正有了巨大而深刻的变化。可以说，评估不是一个负担，而是一个机遇。通过评估，被评学校抓住机遇，乘势而上，扎扎实实地抓了学校的教学工作，促进学校的整体水平迈上一个新台阶，同时，对档案工作的开展也具有重要的推动作用。

1、评估工作是对档案工作的检查

高校本科教学工作水平评估，对高校档案工作质量和管理水平的提高起到了推动作用。通过评估，可以及时发现档案工作各个环节是否符合档案工作的质量和管理标准，推动档案工作的标准化和现代化建设进程。评估需要大量的佐证材料支持观测点，评估教学水平的同时，也测试了档案的收集、保管、利用、编研等工作状况及馆藏情况。也只有馆藏丰富了。才能为教学评估提供充足的支撑材料。

2、教职工的档案意识进一步增强

评估使教职工进一步增强档案意识，认识到档案的重要性。同时，评估有效地宣传了档案工作。在评估的准备阶段，从学校领导到每一位教职工，所有参与材料准备的人员都真切感到，没有原始档案和数据作为支撑材料，再好的自评报告也会空动乏力。档案在评估中作用的不可替代性，使校领导和广大职工更加配合档案馆(室)开展收集工作，并主动将自身在教学实践、科研活动中有特色的材料归档保存。在外交学院，评估工作刚刚结束，有些部门的主管领导和兼职档案员就立即着手归档工作。

3、一定程度上增加了教学档案的规范性

通过评估。加深了人们对平时积累档案材料重要性的认识，深刻体会到“案结卷成”、“平时归档”的重要意义。通过评估，教职工能更好地执行档案工作规章制度，他们感到：正是有了完整、系统、准确的档案信息资源，才满足了高标准、严要求、多角度的观测点对本科教学工作水平评估的需要。同时。评估有力地推动了档案工作的规范化，原来组卷的不科学不规范，通过评估显现出来，这就使人们在以后的归档工作中加以改进和完善。

4、推动了高校档案工作的开展

经济的全球化。必将引起教育和文化的国际化。为使我国高等教育培养出既适应我国又适应全球经济发展所需用的人才，我国政府采取一系列措施，提高办学质量和办学效果。国家教育行政主管部门对高校教学工作的宏观管理和指导、定期对高等学校教学工作进行评估，使得作为评估基础和依据的高校档案工作必将得到进一步的推动和发展。因为，高校本科教学工作水平评估，需要并依据了大量的档案材料，我国还将实行五年一轮的评估制度，甚至还要进行其他形式的评估，这些工作无疑还要依据档案，离不开档案工作的有利支持。

三、由高校本科教学工作水平评估引发的思考

第一，为了进一步推动档案工作的开展，在本科教学工作水平评估专家中，是否也应当邀请一些档案工作专家参与其中。

细心的人们会注意到，在高校本科教学工作水平评估专家中，有高校书记、校长，有教务处长、评建办主任，还有一些专家，等等。高校本科教学工作水平评估，主要以档案为基础，为凭据，这就让人们想到：在今后的评估工作中，可否请一些档案工作专家参与，这不仅有利于档案工作，更利于评估工作，利于教学管理和教育教学质量的提高。

第二，任何工作，只要领导重视就能做好，档案工作也不例外。

凡是本科教学水平评估取得好成绩的学校，领导都很重视评估工作。高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，因此，经历过评估并取得好成绩的高校，领导同样重视档案工作，其档案工作肯定不错。但我们不能否认，在本科教学水平评估工作中，有些高校领导对档案与教学评估的相互依赖关系认识不够明确，忽略档案在高校评估中的重要性，有的高校没有让档案工作人员参与进去。当然，作为高校档案工作人员，要想使档案工作得到领导的支持和重视，也应当积极主动去争取。

第三、档案人员的配备是做好档案工作的根本。

任何事情都是靠人去做的，高校档案事业的成败关键也在于人。目前，很多高校都在着手档案信息化建设，“高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备”。但高校在档案人员配备方面，普遍都存在问题。一方面，高校档案人员配备不足，一人兼数职，使得档案人员穷于应付档案基础业务工作，而开发利用档案信息资源的工作做得很不够。另一方面，高校档案人员整体水平的参差不齐，特别是在知识结构、人才结构和能力结构方面存在严重问题，比如有的高校档案管理人员知识严重老化，特别是缺乏计算机知识和技能；有的高校把一些无档案知识的人员充实到档案队伍中，让他们去看摊守业或安度退休前的时光，等等。这些做法不但影响了档案工作的开展，甚至阻碍了档案信息化建设的进程。

第四、经费投入是做好档案工作特别是实施高校档案信息化建设的保障，在高校各部门经费的使用和分配上，不能重此轻彼。

很多高校在教学评估过程中，都加大了经费投入(包括在服务部门和行政部门)，增加或更新必要的设备，以改善办学环境和办公条件。但有些高校，对于设备的添置和更新只对教学部门，对于档案部门很少关注，或者是以“资金有限，以后再说”为推脱，严重挫伤了档案工作人员的积极性。提高教学质量不光是教学部门的事，需要全员努力，“头痛医头，脚痛医脚”，不可能使学校各部门、各项工作更好地为教学服务并达到协调发展。高校教学评估需要在非常短的时间内向专家组提供大量的背景和支撑材料，这已被证实；单纯依靠传统的手工管理和被动服务模式无法适应在未来评估中专家组快捷高效检索、调用各类档案的要求。高校档案工作信息化，有利于解决由于高校快速发展而日益增长的档案信息与有限保管条件之间的矛盾，有利于发挥高校档案服务的功能，因此必须在人力、财力上得到保证，得到领导的重视和支持。