档案保管期限表应实行审批制（等４则）

2006-12-06

北京档案 2006年4期

档案保管期限表应实行审批制

《中国档案》2006年第2期汪孔德的文章,认为档案保管期限表在目前的档案鉴定工作中并没有发挥预期的作用｡表现在三个方面:一是档案工作人员在鉴定工作中主观随意性大,保管期限表对鉴定者没有多大的规定和约束作用,从保管期限表的制定到具体的鉴定依据都带有不全面性和阶段性､主观性｡二是档案鉴定人员对档案鉴定存在畏难情绪,不敢轻易决断,怕承担责任,即使依据已设置的档案保管期限表他们也有后顾之忧｡三是档案已保存期满仍不敢进行鉴定,一拖再拖,造成馆藏膨胀｡这表明现有的档案保管期限表还不能在指导和推动档案鉴定工作中发挥应有的作用｡

作者指出,现在的档案保管期限表还缺乏科学性､可操作性和权威性,这从现行机关档案保管期限表的制作过程就可略见一斑｡现行机关档案保管期限表大都是机关档案员照抄或照搬上级主管机关或同级同类型同行业单位的有关规定,并未经全面准确细致的研究,并未顾及到鉴定标准与实际相结合,也未经严格的审查论证｡多数既不是集体研究决定,也未经单位领导批准｡这样制订出来的保管期限表就会出现这样一些结果:移植别人的尤其是照搬照抄上级的,使档案保管期限表过于笼统抽象不符合本单位实际;对档案价值不作具体分析和研究,期限划分不准确,不能与时俱进,有的机关工作内容变化了,但期限表还是从前的,鉴定时不能对号入座｡怎样解决档案保管期限表的科学性,树立期限表的权威性,使档案保管期限表真正起到档案鉴定工作依据和标准的作用,使档案人员勇于鉴定,放心鉴定,其中最为重要的因素就是实行基层单位的档案保管期限表必须经过当地档案行政管理机关的审批｡

作者认为,实行档案保管期限表审批制可以促进机关工作作风的转变,正确行使档案行政管理部门的职能,而且确立了档案保管期限表的权威性,能够消除基层档案鉴定人员的后顾之忧,并解决了长期存在的机关档案人员能否参与鉴定的争论｡

作者指出,要注意处理审批后的期限表在实践中的几点关系｡1､稳定与修正的关系,在实际鉴定中不能墨守成规,要及时补充与调整,定期修改,报主管机关批准备案｡2､创造性运用与严格执行的关系,在严格执行保管期限表时还应兼顾其他价值标准,做到具体问题具体分析,不能依此表简单地僵死地对号入座,仍需视其具体价值创造性作出价值判断｡

知识产权对档案信息利用工作的影响

曹一平在2006年第2期《浙江档案》上撰文指出,对于属于国家的档案信息资源,档案部门可以在法定授权下进行开发｡利用者持有合法证明或征得有关部门批准并交纳相应费用即可合法使用该类档案,但不得危害国家的利益｡而对于属于集体或个人等其他权利方的档案,档案部门应征得权利人的许可或授权并交纳一定的费用,方可进行开发,利用者付费使用｡

对于编写档案馆指南､全宗指南､专题指南､馆藏目录或为保存版本的需要,复制本馆收藏的作品等不以营利为目的的行为,都应认为是对知识产权的合理使用,而无需权利人许可,并不向其支付报酬｡除此之外,档案馆在提供利用或公布这类档案时,要考虑知识产权保护问题,自觉遵守知识产权法的相关规定,同时也要主动向利用者宣传有关规定｡

作者提出了具有知识产权的馆藏档案的五项保护措施｡1､对具有知识产权的馆藏档案进行识别､鉴定,实行分类,规范管理｡如在编目时要加上“知识产权”标志进行重点提示等,保护好知识产权所有者的利益,也便于档案部门对其进行重点管理和加强保护｡同时,使档案的利用者在引用或使用这些材料时能够控制在合理利用的范围内｡2､在档案信息共享时,要确保知识产权所有者的权益不受损害,对具有知识产权的馆藏档案进行数字化转换､上网传输时,应特别注意符合知识产权法的规定｡3､积极与出版商､文献传递集成服务商等知识产权拥有者合作取得授权,建立档案信息服务与利用中心,丰富档案知识产权信息,更有效地传播和利用档案信息｡4､合理利用知识产权法中的“法定许可”,对非“法定许可”使用按许可协议依法收取使用费,以维护权利所有者利益｡5､对需要保密的档案知识产权,要加强管理,关键信息要采用加密技术对其进行知识产权保护｡

浅谈三资企业档案信息的流失

2005年第6期《陕西档案》张洁的文章,分析了三资企业档案信息流失的三个主要原因｡1､档案分散,所保存的档案中原件少,复印件多,外方的档案尤其是技术档案,中方无法保管｡对于外方来讲,怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因｡从国外引进的重要技术资料､市场信息等科技档案,一般都控制在外方手中,中方的档案工作无法开展,没有有效的控制手段｡2､档案人员兼职过多,且大多不具备档案方面的专业知识｡三资企业中的人员一般来讲综合素质较高,但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识｡在企业中缺乏有效的档案管理制度,没有把档案工作纳入职责范围｡这也使得档案工作在三资企业很难开展,导致一大部分档案信息的流失｡3､在三资企业中从投资者的角度看,档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报,所以索性不对档案进行投入｡

作者针对上述问题提出了以下对策:1､根据档案法规和有关规定,建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度｡档案行政主管机关还应主动了解情况,上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务,帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系,为三资企业档案工作发展提供有效的支持｡2､档案管理中介机构介入三资企业的档案管理,这样既节省企业的人力物力,又为有效保护三资企业中的档案信息资源提供了可能｡3､在三资企业建立时就明确规定档案工作的责权利要求,并对其进行有效的督促,确保在企业发展的同时档案工作不被削弱,以使档案信息资源得到保护｡

夏日当头时养生正当时

立夏(5月5/6日):夏天开始,雨水增多,农作物生长渐旺,田间工作日益繁忙｡

小满(5月21/22日):大麦､冬小麦等夏收作物,已经结果､籽粒饱满,但尚未成熟,所以叫小满｡

芒种(6月5/6日):芒种表明小麦等有芒作物成熟,宜开始秋播,如晚谷､黍､稷等｡长江中下游地区将进入黄梅季节,连绵阴雨｡

夏至(6月21/22日):阳光直射北回归线,白天最长｡从这一天起,进入炎热季节,万物生长最旺盛,杂草害虫也迅速滋长｡

小暑(7月7/8日):正值初伏前后,天气很热但尚未酷热,人们忙于夏秋作物的工作｡

大暑(7月23/24日):正值中伏前后,一年最炎热时期,喜温作物迅速生长;雨水甚多｡

夏热使人体腠理开泄,加之乘凉饮冷,每易损伤阳气｡如何能做到夏季养阳呢?芽

调精神:夏季养生重在精神调摄,保持愉快而稳定的情绪,切忌大悲大喜,以免以热助热,火上加油｡心静人自凉,可达到养阳的目的｡

巧运动:宜通过有益的文体活动来活动筋骨,调畅气血,养护阳气｡运动要循序渐进,严格控制运动量,不要过度疲劳｡

慎起居:夏季自然界万物生长旺盛,起居也应随之作适应性调节,如清晨早起,洗漱后在室外清静处散步､慢跑,呼吸新鲜空气,舒展人体阳气｡

要午睡:中午人体散热量大,午饭后又昏昏欲睡,通过短暂午睡小歇,可以避开中暑高峰,又可补充夜间睡眠不足｡