实物档案的规范化管理

濮仁沛

实物档案的种类很多,不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同,但它们有一个共同的特点——载体形态各异｡正是由于这一特点,造成实物档案管理的混乱｡据笔者所知,目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准｡长此以往,不仅对实物档案的保护不利,而且严重影响提供利用｡为珍藏历史,留住记忆,笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试,在此做一交流｡

一､实物档案规范化管理的原则

笔者认为,实物档案规范化管理应遵循三个原则:一是外观整齐一致;二是档号编制应便于整理､保管和利用;三是大型实物档案一定要有照片,照片编号要与实物编号相一致｡

二､实物档案规范化管理的方法

本文就各单位最普遍存在的证书类档案､单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍｡

(一)证书类档案管理方法

1､证书类档案管理中存在的问题

证书类档案是实物档案家族中的一员,它包括证书､奖状､奖杯､奖牌､奖章､锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”,以下同)｡由于载体形态各异､大小不一,以及颁发年度与表彰年度的不一致,给整理､保管和利用带来了极大不便｡突出表现在两点:

(1)载体形态各异,难以排列｡小到奖章,大到锦旗､奖杯,不同规格､不同形状､不同质地的奖品,“无矩”使得它们“无规”｡由于没有统一的装具,长期以来一直处于“混乱”保管状态｡有的单位将其码放在档案柜里,有的任意摆放在桌子上,不仅排列不整齐,而且年代久了即使编了档号也极易混乱,很难做到快速､准确地提供利用｡

(2)内外时间不同,难分归属｡证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间,与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致,一般都跨年度,给档案归属带来了麻烦｡比如,“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”,从内容所针对的时间上看属2004年,但颁发日期却是2005年｡这就引发了一个问题:按常规,各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行,一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中,另一方面对获奖人员进行物质奖励｡然而,颁发日期与表彰内容在时间上的分离性和滞后性,使得这些荣誉有些“失效”,不能搭上当年这班车｡如果来年再将这部分荣誉淡忘,那可真是“来也空空,去也空空”了｡

2､解决上述问题的方法

为规范证书类档案的整理,笔者在工作实践中总结摸索出了“统一着装､拍照存档､按年编号､公私共藏”的解决办法｡

(1)统一着装

所谓“统一着装”就是凡能入袋的都入袋,装具用A4大小的档案袋,一件一袋,使其外观标准一致｡然后打印封面粘贴在档案袋上,封面内容包括:档号､获奖题名､获奖级别､颁奖单位､颁奖时间､归档部门､载体,以及档案实体存放位置等｡为什么证书类档案选择档案袋做装具,而不是档案盒呢?主要是为了方便利用｡因为,每一件证书的内容都不一样,从档案袋的封面上可一目了然地了解该证书的全部信息,极大地方便了利用｡另外,有些证书封面易粘连,一件一袋可避免损坏原件｡“统一着装”有两种方式:一是将实物直接装入档案袋;二是将实物的照片或复印件装入档案袋｡

能够将实物装入档案袋的有:证书､锦旗(折叠好)､奖章和小于A4幅面的奖牌｡

不能将实物装入档案袋的有:各种形状的奖杯､大于A4幅面的奖牌,以及个人荣誉证书(因为个人证书归私人所有)｡对这类实物档案的处理方法是,将实物的照片或复印件放入档案袋中,并且照片的档号要与所拍摄的实物档号相一致｡

“统一着装”整理后,大部分档案都能各入其袋,不能入袋的实物档案也由照片做“替身”装入袋中,外观排列整齐一致｡对那些耀眼夺目的奖杯和奖牌,可放在显眼的展示柜或会议室中,更能发挥它们的宣传作用｡

(2)拍照存档

对那些不能装入档案袋的实物,必须要拍照存档,将照片放入档案袋,照片与实物编号相一致｡有条件的单位,最好随时用数码相机对所有证书类档案进行拍照存档,形成一套完整的电子照片档案｡一方面,可以提供快捷的利用方式,如直接复制到Powerpoint演讲稿中,图形并貌增加感染力,或者利用照片举办展览扩大宣传｡另一方面,利用照片也保护了档案原件｡

(3)按年编号

证书类档案规范化整理后,必须要用“档号”固定整理的次序,否则将前功尽弃｡档号形式及档号位置要便于档案的整理､保管和利用｡

关于档号形式｡笔者认为,证书类档案的档号形式按“颁发年度——年内顺序号”进行编制,更便于档案的整理､保管和利用｡原因有三:一,将“颁发年度”作为划分档案归属年度的惟一标准,可避免整理的混乱｡如果把“内容针对年”作为划分归属标准,很难将那些滞后颁发的证书列入当年的总结和奖励之中,统计不准确｡二,按“年内顺序号”排列,便于档案的随时插入｡比如2005年才将2000年的滞后档案归档,整理时就可延续2000年的档号顺序将其排在末尾,不会打乱其他年度档案排序｡三是,一年一个流水号,便于年度统计｡

关于档号的位置｡实践证明,证书类档案的档号应标注的位置有两处:一,档案袋封面的左上角;二,实物的背面(不要写在正面,尽量保护原件)｡只有这样才能既在排列中显露出档案袋上的档号,又能在借阅后按实物背面的档号放回原处｡

此外,对于不能放入档案袋的实物,一是在实物底部或背面贴档号标签,二是在奖杯上挂标牌,三是有包装盒的还需在盒外贴标签,以方便查找｡

(4)公私共藏

这里所称的“公”,是指集体荣誉;“私”是指个人荣誉｡只有将集体与个人的档案共同收藏,才能真实地反映出历史的全貌｡众所周知,个人证书应归私人保存,那么档案室对于“个人”证书类档案如何收藏管理呢?笔者认为,可实行“统一拍照,分别保管”的方法｡

统一拍照:无论集体还是个人证书,事先都要用数码相机将原件进行拍照存档,以便今后利用｡

分别保管:就是保存集体证书的原件和个人证书的照片及复印件｡将个人证书原件在拍照､复印后退还证书持有者｡

(二)单位证件档案管理方法

单位证件一般包括:法人证书､组织机构编码､营业执照､国有土地使用证､房屋所有权证等,这类档案的特点是载体各异､利用频繁､定期更换｡对这些重要的单位证件,既不能按常规立卷归档,又不能无序乱放｡解决方法是“一件一袋”(一件,包括正､副本和申办资料),在档案袋上编号,注名“证件名称”｡同时,借鉴图书管理方法,在档案袋上粘贴书袋,在“书袋卡”上随时记录借阅情况,及时跟踪追回｡

(三)印章类档案管理方法

对于过期､报废的印章,可用5.5厘米厚的塑料档案盒作装具,盒内用纸板隔成“井”字格,将印章编号后横躺放在内,周围用纸团塞紧固定位置,在盒盖内侧贴一张印章摆放示意图注明印章名称､编号,根据编号所对应位置,可直接提取印章｡

作者单位:北京市种子管理站