知识管理背景下的企业口述档案管理（４则）

知识管理背景下的

企业口述档案管理

刘在2006年第4期《山西档案》上撰文指出,首先,企业口述档案管理有利于具有知识含量的信息保持连续性和完整性,通过个人口述或对话方式对那些以往档案收集过程中不被重视的或是无法收集的有价值的细节性､过程性部分进行系统搜集,保证了企业享有全面､完整､集成的知识系统｡其次,可以促进企业知识收集､传递､内化的转化过程更加及时､准确,企业可以利用这些知识对外部需求做出快速反应,明智地运用内部资源并预测外部市场的发展方向及其变化,转变传统中只重库存不重知识的管理理念和管理方法｡再次,企业口述档案管理有利于形成相对固定和独特的企业文化,为企业实现知识管理营造良好的环境氛围,有利于知识的传递与共享,是企业最终达到知识管理目标的必要手段｡

作者着重从收集､整理和利用三个方面进行了阐述｡第一､收集工作｡对于在职员工,特别是一些专业技术人员如科研人员､工程师､产品设计师､管理人员等,访谈记录的重点在于业务的特殊流程､最佳实践､完成任务的重要经验以及其他相关的岗位技能或专业知识等,这种收集主要是避免至少是大大缓解日后由于某些关键员工离职而给企业造成的损失和忧虑｡对于离职员工,其收集内容则重点在于离职员工对上司､同事关系以及公司总体感觉的意见进行反馈,除此之外还包括更深层次的关于报酬､工作环境､业务发展等问题的满意程度以及员工自己保留的所使用过的有价值的工具和资料的链接,这种收集便于企业知识系统的完善与系统重要知识的保留,同时有利于短时期内寻觅和培训接替人员,提高工作效率｡对于企业的客户,收集内容主要包括客户对企业管理模式､企业文化､企业竞争力以及和其他竞争对手相比的优劣等反馈信息｡对于企业竞争对手,其收集内容主要包含竞争对手的一些管理经验､产品生产技术､销售方法､企业制度规则等一切尽可能得到的知识,这种收集通常只能采用随机的方法｡

第二､整理工作｡在收集到的众多信息中判断筛选出有价值的部分将其进行加工,使其有序化､系统化,最终形成经过归纳总结之后的知识库,便于日后进行专题性､针对性的检索查询利用｡

第三､提供利用｡将收集加工后的知识通过快捷的､易用的方式进行传播,实现最大范围的共享,便于提供利用工作的开展有的放矢,提高利用效率和效益｡

处理好文件开放与档案封闭的矛盾

《兰台世界》2006年第3期理论版鲁汉蓉的文章,针对开放的文件通过归档转化为档案后如何处理文件阶段开放与档案阶段封闭之间的矛盾的问题,列举了国外对文件开放与档案封闭的两种处理方法｡

①法国模式｡法国于1978年制定了《自由获得行政文件》的专门立法,开始了行政文件的开放与利用｡1979年颁布的《法兰西共和国档案法》规定,“入馆前已供自由查阅的文件进入馆后继续无限制开放;馆藏档案除有特殊限制外,一律在满30年后向公众开放”｡这是一条比较折中的道路,既保持了现行文件开放在入馆后的连贯性,又维护了其他档案的封闭期｡

②瑞典模式｡瑞典是世界上最早实施信息公开制度的国家,1766年颁布的《出版自由法》正式确立了文书公开制度｡该法规定:“为了鼓励思想的自由交流和对公众的启蒙,每个国民都享有查阅官方文件的自由”｡除了法律规定的豁免文件外,官方应在文件的保存地点尽快和免费地向有意查阅文件的人提供相关文件｡1961年和1965年颁布的《档案总条例》､《国家档案馆条例》和《地方档案馆条例》,强调档案是社会的共同财产,“并且档案一经形成,不管其产生的时间和形式如何,公众都有权利用档案(国家规定的少数机密档案除外)”｡

作者认为,瑞典模式将是未来档案开放的发展方向｡档案的开放程度会受到档案自身和社会要求两方面因素的影响｡从档案领域内部发展的角度来看,社会逐步迈入信息时代,打破信息壁垒,实现最大程度的信息开放与共享,促进信息在社会范围内的合理流动是信息发展的主流｡从档案领域外部来看,现代信息传播正在从“卖方”和“传者为中心”转向“买方”和“受众为主要”,因此公众有无开放档案的需求是促使档案开放工作能否落到实处的重要因素｡从档案工作效益的角度来看,档案的封闭期的缩短也是必然的｡“档案工作效益就是社会对档案工作的投资和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度这两者之间的比较关系｡当社会对档案工作的投资一定时,档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度越大,则效益越高”｡

企业人力资源管理

对人事档案管理工作的新要求

2006年第4期《档案学通讯》鲁瑶的文章,分析了现代人力资源管理发展的诸多新趋势对人事档案管理工作提出的更多､更新的要求｡人事档案工作作为企业档案工作的重要组成部分,也应体现企业文化,为建立企业核心价值体系服务｡人事档案提供的人事信息应从原来的单一考核信息转向多层次全方位的评价信息,并在记录个人信息的同时注重组织､团队信息,保持个人信息与组织团队信息的联系和一致性｡作为企业价值分配体系的重要依据,人事档案在提供分配信息的同时,还必须注意对价值分配结果反馈信息的记录､更新｡

作者认为,人事档案管理工作的改革要立足本职､根据现状,以知识经济时代为背景,积极拓展管理职能,使人事档案工作真正适应企业人力资源管理的新要求,为企业的发展做出新的贡献｡增强服务意识,积极主动的提供利用;增强合作意识,及时将有关信息反馈给人力资源管理部门,加强与人事部门的沟通､协作;树立竞争意识,增强时效性意识,缩短反馈信息收集､再利用的时间周期;建立健全科学､合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化､法律化;建立科学的人事档案分类系统,充实档案内容,尤应注重充实,如近期考核､招聘､录用､调动､劳工合同､奖惩､工资级别､学历水平､专业职称､职业性质､工作实绩､创造发明等方面的内容;在引进高素质人才的同时,企业也应注意对现有档案人员的培训,使其适应新形势下的新要求;加快人事档案管理工作的科学化､现代化进程,实现人事档案的计算机管理｡

解码卡路里

解码一:卡路里来自哪里?

食物热能传统上以卡路里计量,1卡路里即1克水要上升1摄氏度所需的热能｡人体所需要的能量来自三种物质:碳水化合物､脂肪和蛋白质｡维生素和矿物质都没有能量｡因此卡路里来源于碳水化合物､蛋白质和脂肪｡而碳水化合物和蛋白质每克可以释放出4千卡能量,脂肪每克可以释放出9千卡能量｡所以说多吃脂肪容易胖｡

解码二:每天摄入多少卡路里合适?

根据世界卫生组织出版的《热量和蛋白质摄取量》一书，一个健康的成年女性每天需要摄取1800～1900卡路里的热量，男性则需要1980～2340卡路里的热量｡其中，蛋白质摄取量应为人体每日所需热量的10%～15%;碳水化合物摄取量应不少于人体每日所需热量的55%;脂肪的摄取量应不超过每日所需热量的30%｡此外,每天摄取的盐不应超过6克,膳食纤维每天的摄取量应不少于16克｡

解码三:如何计算你每天所需的卡路里摄入量?

如果你的目标是减少脂肪,将你现在的体重(斤)乘以10､11或12(10表示你的新陈代谢速度较慢,11代表中等,12代表较快)｡如果你的目标只是增加肌肉(或者只是轻微地减少脂肪),那么将你的体重乘以13､14或15(13表示你的新陈代谢速度较慢,14表示中等,15表示较快)｡

例如,一位体重130斤,新陈代谢速度中等的女性,她想慢慢地增加肌肉并且去除脂肪｡在这种情况下,她的卡路里日摄入量应该为:130×14=1820(卡路里)｡而一位新陈代谢速率较快,体重200斤的男性,如果他的目的只是想增加肌肉的话,那么他的日摄入量应该为:200×15=3000(卡路里)｡上面这个简单的公式对男士､女士同样有效｡

需要提醒大家的是:如果你感觉减肥进度停滞不前或者是达到目标有困难的话,你可能需要调整卡路里摄入量,调整量一般为50～100卡路里｡

解码四:什么是负卡路里食物?

那些能够帮助我们燃烧体内多余脂肪的食物为负卡路里食物｡例如:你吃了一个苹果，含有50卡路里，不过需要用75卡路里来消化和吸收它,也就是说你身体会消耗额外的25卡路里,所以当你主要的食物属于负卡路里食物，你的减肥速度会因此加快二至三倍｡其实这些负卡路里食物不是什么神秘食物，它们就是我们经常吃到的蔬菜､生果和果仁类食物｡

蔬菜类:茄子､甜菜根､西兰花､豆芽､椰菜､萝卜､椰菜花､芹菜､糖白菜､绿豆､韭菜､生菜､冬菇和洋葱等｡

生果类:苹果､杏仁､香蕉､樱桃､红莓､西柚､葡萄､番石榴､奇异果､荔枝､芒果､木瓜､士多啤梨和橙等｡

果仁类:巴西果､栗子､椰子､夏威夷果､花生､松果､核桃等｡

小贴士:

1.只有那些生吃或不用煮得太熟的食物､新鲜的水果和果仁,才具负卡路里作用｡

2.经晒干､腌制过､烧烤过以及制成罐头的食物,则不会具有负卡路里作用｡《精品购物指南》2006.08.