卷烟专卖营销系统应用方法浅析

徐　智

即将推广的卷烟专卖营销系统无论从应用功能和业务流程，还是系统结构和应用部署都进行了较大的改进，增加了许多内容，该系统运用现代营销理念和先进技术手段，强调了专销结合和信息共享。系统既有计划、订货、采购、仓储、配送等传统的营销业务，同时支持客户经理对客户分析与评价、客户诚信等级管理和差异化服务、经营分析、四员联动与内部考核等现代营销业务。专卖系统的证件管理实现了准运证、许可证、检查证的审核、报批、发放、年检的网络动态管理；案件管理从案件受理立案、调查取证、审理执行，到罚没财物管理实行程序化管理，采用自动判案，实现专卖案卷电子化管理和打假信息网上交流；综合信息管理除对全省专卖人员、装备实行动态管理外；还能发布通知、文件、规定、专卖管理动态、制作和上报有关报表，并确认查收和回复，是一个综合信息网络互动平台。诚信等级管理对行业内外诚信经营形成监控机制，对经营行为实行监督管理。

以往的实践表明，应用软件系统能否得以成功的应用，除软件质量是基本保障外，系统推广实施的质量和应用水平也是不容忽视的重要环节。因此，我们在精心打造应用软件的同时，面对这样一个大的系统推广应用，更需结合系统的特性、变化和改进，认真探讨推广应用的方式方法，促进系统有效的应用。

系统结构和应用部署的改进

《湖南省卷烟营销网络建设2004－2005年工作纲要》提出：要“少层次、短流程、扁平化”的管理要求，实现“购进、订货、配送、管理、核算”的五个集中，原卷烟营销专卖管理信息系统(又称“一期工程”)在运作模式、运行速度、设备容量和数据传输等方面已不能满足工作发展需要。新的卷烟专卖营销管理信息系统把专卖系统的证件、案件管理和综合信息、营销、决策支持等子系统安装在省局，将诚信等级、营销、客户关系管理和决策支持等子系统安装在市局（公司），全省各应用点通过远程登录与省、市公司服务器相联，变以前分别安装在省、市（州）、县及所属网点、所队的四级结构为两级结构，减少了传输环节，保证了数据快捷集中和系统运行的监管力度，保证了数据的真实性和一致性，有利于系统的维护。按照“五个集中”的要求，系统一是采用市级公司集中电话订货，统一配送，加强了卷烟资源、物流线路的优化配置，促进了规范经营，提高客户服务数量和质量，强化了市（州）公司卷烟经营的主体地位，改变了以前系统相对独立、封闭运行而造成的操作不规范和松散性；二是强调电子结算，加强了资金的运营安全和监管措施，加快了资金的周转调配。也由于新的卷烟专卖营销系统采取集中部署，强调系统联动应用，对系统操作的时效性和规范度有了更高的要求。

强调专销结合流程程序化管理

为更好地发挥湖南烟草系统的整体优势，及时有效地调节、控制、规范和服务湖南卷烟市场，实现事前监督、事中控制、事后检查，新系统将专销结合的操作实现流程化管理，各环节环环相扣。专卖和销售在共同按要求给零售户发放卷烟零售许可证后，销售按照专卖给定的每零售户一次供货总量和销售测定的每零售户销售周转量向零售户进行电话订货，与此同时，专卖和销售按照系统提供的经营情况和检查记录在系统中给每零售户综合打分进行诚信等级评定，系统自动按零售户的得分情况对零售户进行升降级，专卖和销售按每零售户等级对其进行个性化服务和管理。系统还通过设置的控制点来关联下一步的操作，以制约和规范系统应用，例如：采购入库是在某卷烟仓库实物入库后，必须进行该卷烟到货确认，才能进行业务采购入库，否则，系统中就不能增加该卷烟库存，也就无法进行货源分配和电话订货。

中购销存及成本核算不容忽视

原营销系统与全省系统内各公司应用的三门会计核算软件采用的成本核算方法不同，两套系统的数据未能互相转换，加之对三门财务系统熟悉等原因，对原营销系统成本核算没有及时记账，以致经营成果无法实时反映，影响了系统的应用效果。随着以市级公司作为经营主体和取消县级法人工作的开展，三门会计核算软件已不适应变化的要求，在《2004－2006年湖南省商业系统信息化总体规划》中已进行了业务财务一体化的总体部署，财务系统作为管理系统不再进行成本核算，而是在卷烟专卖营销系统中进行，其核算的进销存及经营成果作为会计凭证的基础数据向财务系统传递。成本核算软件在新卷烟专卖营销系统实施时将进行的转换，如果仍以原系统操作惯性来对待新的卷烟专卖营销系统，势必影响正常核算工作的质量和进度。

规范的重要性

常言道“无规矩不成方圆”，对这样一个涉及全省行业的卷烟专卖营销管理信息系统，没有一套与之相适应的应用规范，其达不到预期的应用效果。信息系统是由许多的业务流程组成，由各相关岗位的人员按照规范的业务流程操作应用来实现信息系统建设的目标。在我省烟草商业系统业务流程优化重组后，卷烟专卖营销信息系统按照要求设置了相应机构、岗位，它与原来设置的机构、岗位的职能和职责发生了变化，需要重新加以明确，提出各岗位具体要求和规范的业务流程；应用系统是人来运用的，如果各自都按照自己的习惯随意操作，势必形成一个混乱的局面，为保证系统运行效果，我们必须编制使用管理制度，安全防范规程、设备管理办法等，对操作过程和质量提出要求。这些管理规范和制度制定和执行，与系统建设目标的实现息息相关，是规范系统管理和提供应用效率的保障，系统应用效果只有从业务流程和细节上加以规范和实行，才能真正保证系统功能的正常发挥。

上级主管部门成为应用的关键

基础信息的统一和执行是克服数据的奇异性，正确反映各种信息的关键。原系统由于各单位相对独立的封闭运行，数据没有及时接收更新和汇总上报，影响全省系统信息的时效性和正确性，因此，新的系统对基础信息采用集中统一维护，自动下发全省统一执行，如商品价格、卷烟编码等。这样，对管理部门，特别是上级主管部门的应用是更高的要求和考验，上级主管部门能否担负起对基础信息的及时维护，能否应用系统来掌握各地专卖营销情况决定了整个信息系统的应用效果。系统应用不能再满足于手工替代，要发挥信息综合平衡功能，为宏观管理决策服务，因此，通过应用系统所获得的信息来检查、追踪、督促全省系统逐步规范、高效、正确的应用起来，上级主管部门成为不可替代的应用关键。

表率作用非常重要

从以前卷烟专卖营销系统应用来看，全省的应用效果很不平衡，但有一点是共同的，领导关注系统建设越多且自身应用越多，则该地区普遍应用越好。可见，要推动信息系统的广泛应用，各级领导是不可或缺的重要角色。信息化建设的意义和价值需要在应用中体现，如果领导运用其非权力的影响力，在系统应用中做出表率，如：要求在规定时间要从系统中看到库存分析、客户分析、经营成果等报表，逐步取消日常手工报表的报送，对推动系统应用将起到事半功倍的效果。新的卷烟营销系统可提供很多统计分析信息，由此，要准备的基础数据较多，需要多个部门来共同完成，各单位还要结合新的系统和自身实际情况编制系统管理制度和操作规程，迫切需要领导的协调来推进夯实此项工作，否则，不但系统设计的功能难以发挥，系统应用仍可能停留在手工替代和一般报表上，难免出现通常所说的“手机现象”，即买的功能多，用的功能少。

剖析即将推广的卷烟专卖营销系统的改进和应用方法，审视应用过程中现在和未来可能面临的问题，旨在总结经验，避免教训，有效地控制系统实施风险，最大地发挥信息综合平衡功能，推进应用水平向着更高层次发展，使业务流程程序化，决策更加科学化。